RECHT - 12.05.2017

Hoelang moet een onderneming administratie bewaren?

Bewaren ... hoe, wat en waarom?

Bewaarplicht. De wet stelt dat de administratie van een onderneming correct moet worden gevoerd en bewaard. De norm hierbij is dat ‘te allen tijde de rechten en verplichtingen van de ondernemer kunnen worden gekend’ . Het maakt dus niet uit hoe de administratie wordt bewaard, dat mag op papier, maar ook digitaal zijn, zolang u ze maar op redelijke termijn toegankelijk kunt maken.

Ondernemingen. Belangrijk is dat deze bewaarverplichting zowel voor rechtspersonen (BV’s, coöperaties, NV’s, etc.), als voor niet-rechtspersonen (eenieder die een bedrijf of zelfstandig beroep uitoefent, dus ook eenmanszaken en Vof’s) geldt.

Hoe lang moet u bewaren?

Termijnen afhankelijk van de basis. Voor uw bewaarplicht maakt het verschil wat de juridische basis is voor deze verplichting. Moet u de stukken bewaren vanwege bepalingen in het burgerlijke (civiele) recht of vanwege fiscale regels?

Termijnen civiel. Civielrechtelijk gezien is het noodzakelijk om de administratie zeven jaar te bewaren. Tip. Hoewel dat civielrechtelijk niet verplicht is, kan het wel verstandig zijn om bepaalde stukken uit de administratie langer te bewaren, bijv. in verband met (gestuite) verjaringstermijnen.

Fiscaal. Ook de fiscus hanteert in beginsel de bewaartermijn van zeven jaar. Let op. Fiscaal is het soms verplicht om bepaalde zaken langer te bewaren. Zo moeten de gegevens van onroerende zaken 10 jaar worden bewaard in verband met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting.

Download het model ‘Bewaren of vernietigen, vanaf wanneer?’ van http://tipsenadvies-administrateur.nl/download (FM 01.03.05).

Geen administratie bewaard?

Informatiebeschikking fiscus. De Belastingdienst kan een informatiebeschikking opleggen als zij bij een controle vaststelt dat de administratie ontbreekt of onvolledig is. De onderneming moet dan alsnog met de gevraagde gegevens komen. Doet zij dat niet, dan legt de inspecteur een aanslag op die zeker niet te laag zal zijn. De onderneming moet dan maar bewijzen dat deze aanslag onjuist is. Hierdoor wordt de bewijslast (als sanctie) omgekeerd en verzwaard. Zonder een goede administratie zal een onderneming niet in staat zijn onjuistheid van de aanslag overtuigend te bewijzen.

Bestuurder in privé aansprakelijk. Als blijkt dat de administratie onvoldoende is bewaard, ziet de Belastingdienst dat als ‘onbehoorlijk bestuur’. Als er sprake is van onbehoorlijk bestuur, kunnen bestuurders van rechtspersonen in privé aansprakelijk worden gehouden door de rechtspersoon zelf (bijv. door een nieuw bestuur). En als er sprake is van een faillissement, wordt er vermoed dat het faillissement zijn oorzaak vindt in onbehoorlijk bestuur. Behoudens tegenbewijs zijn de bestuurders dan in privé aansprakelijk voor het boedeltekort. Let op. Ook feitelijk beleidsbepalers en de raad van commissarissen kunnen in dat geval in privé aansprakelijk zijn.

Strafrechtelijk. Ten slotte kan er sprake zijn van strafrechtelijke aansprakelijkheid, bijvoorbeeld als bij een faillissement de administratie niet (voldoende) is bewaard of als er geen medewerking is gegeven aan het onderzoek. Er kan dan sprake zijn van een gradatie van ‘bankbreuk’, aangezien niet kan worden aangetoond waar de gelden van de onderneming naartoe zijn gegaan. Dit kan leiden tot een geldboete of zelfs een gevangenisstraf.