Controle via steekproeven, dat is toch niet eerlijk?

Controletijd ingekort. Een boekencontrole door de Belastingdienst wordt steeds vaker gedaan op basis van steekproeven. Door gebruik te maken van steekproeven kan de Belastingdienst de benodigde tijd voor een belastingcontrole immers aanzienlijk inkorten, terwijl er toch een verantwoord oordeel over het gecontroleerde onderdeel van uw administratie mogelijk moet zijn.

Er zitten wel voorwaarden aan vast ...

Een steekproef is toegestaan als er een gegevensgerichte controle kan worden uitgevoerd. Hiervoor moet er worden voldaan aan deze voorwaarden:

1. Er moeten voldoende gegevens zijn vastgelegd.
2. Deze gegevens zijn bewaard en zijn beschikbaar voor controle.
3. Er is voldoende zicht op de administratieve organisatie en de interne beheersing.

Auditfile. Het verzamelen en overzichtelijk maken van de gegevens die de Belastingdienst nodig heeft voor de controle is een tijdrovende klus. Daarom wordt de controle meestal uitgevoerd door het maken van een auditfile vanuit uw boekhoudprogramma. Een auditfile is een computerbestand waarin de gegevens van uw boekhouding worden opgeslagen. Dit bestand is niet gebonden aan een bepaald boekhoudprogramma, waardoor het bestand makkelijk uitwisselbaar is naar andere boekhoudprogramma’s. Zo kan de Belastingdienst al uw boekingen inzien en steekproefsgewijs controleren. Let op. De auditfile wordt al door de meeste boekhoudpakketten ondersteund.

Gevolgen steekproef

Stel, er worden foutieve boekingen geconstateerd. Er wordt bijvoorbeeld btw teruggevraagd over eten en drinken in de horeca. De Belastingdienst gaat er dan van uit dat deze fouten vaker zijn gemaakt. Zo kan een foutieve boeking al gauw tot een hogere correctie leiden. Nadat de controle is uitgevoerd, zal de Belastingdienst met een voorgenomen correctie komen. Het is dan aan u de beurt om die uitkomsten te weerleggen.

Hoe weerlegt u dat?

Factuurcontrole. Stel, de Belastingdienst controleert uw inkoopfacturen (totaal € 70.000,-). Men neemt een kleine steekproef en beslist dat 20% van de inkoopfacturen niet in orde is. Er dreigen zodoende aanslagen over € 14.000,-.

Een betere steekproef opstellen. Samen met uw adviseur zet u vervolgens een betere, nauwkeurigere steekproef op. U verdeelt de inkopen in bijvoorbeeld 20 ‘brokken’ van € 3.500,-. Uit iedere brok kiest het controleprogramma van uw adviseur willekeurig een factuur. Die factuur wordt kritisch onderzocht. Stel nu dat één factuur voor 100% fout wordt beoordeeld en één factuur voor 50%. Alle andere onderzochte facturen zijn in orde. Dan kunt u als standpunt innemen dat de correcties beperkt moeten blijven tot 1,5 x € 3.500,- = € 5.250,-. Het is aan de inspecteur om dat te weerleggen.

Doortrekken naar andere jaren? Een correctie op basis van één onderzocht jaar, mag niet zomaar worden toegepast op een niet-onderzocht jaar. Dat mag alleen als duidelijk is dat de feitelijke situatie en de gemaakte fouten hetzelfde zijn. Toon dus aan dat de gevonden fouten eenmalig zijn en geen betrekking hebben op andere jaren.