ZAKELIJK - ZAKENREIS - 13.10.2017

Onmisbare apps voor uw businesstrip

In ons eerdere setje essentiële apps voor uw businesstrips zaten o.a. Lounge Buddy ( http://www.loungebuddy.com – zoekt lounges in luchthavens), Entrain ( http://entrain.math.lsa.umich.edu – om jetlags te vermijden), TripIt ( http://www.tripit.com – reserveringen centraliseren) en Docusign ( http://www.docusign.com – documenten ondertekenen op afstand). We vullen de selectie aan met enkele nieuwe apps.

Openbaar vervoer

Rome2Rio ( http://www.rome2rio.com ) is een gratis app voor iOS- en Android-gebruikers die helpt om ter plaatste de geschikte vervoersmogelijkheden – bv. trein, bus, vliegtuig, … – te vinden. U tikt uw begin- en eindbestemming in, en vervolgens krijgt u meteen alle mogelijke (combinaties van) vervoersmiddelen te zien. Voor elke optie toont Rome2Rio ook de reistijd en de prijs. Wanneer u doorklikt op een van de opties, ziet u alle details van het traject. Tip.  De kans bestaat dat een ingegeven locatie niet bereikbaar is met het openbaar vervoer. In dat geval verandert Rio2Rome die automatisch in de dichtstbijzijnde stad waarvoor dat wél mogelijk is.

Onkosten

Vindt u het ook vervelend om al die tickets van zakenlunches en taxiritten onderweg bij te houden? Toch is het belangrijk om uw onkosten achteraf zorgvuldig door te geven aan uw werkgever of in uw eigen boekhouding te verwerken. Om uw bonnetjes meteen op te slaan in uw smartphone kunt u bijvoorbeeld Expensify ( https://docs.expensify.com/setup-for-submitters/mobile-app – voor iOS en Android) inschakelen. Hiermee neemt u een foto van uw tickets en daarbij kunt u ook extra notities toevoegen en ze toewijzen aan specifieke categorieën ( Meals , Transportation , …).

De app analyseert vervolgens de foto en destilleert daar o.a. de datum en het bedrag uit. Dit neemt meestal meerdere minuten in beslag (en dat is normaal volgens de makers), maar gelukkig gebeurt het op de achtergrond. Eventuele foutjes kunt u uiteraard manueel rechtzetten. Handig is ook de mogelijkheid om een ticket te splitsen over meerdere dagen of categorieën, en het feit dat u met meerdere valuta kunt werken. Via het hamburgermenu vindt u al uw Expenses terug, en ook op de hieraan gelinkte website http://www.expensify.com behoudt u (of uw medewerker) op uw computer een overzicht van uw onkosten. Let op!  Het is even wennen aan deze werkwijze, maar een goede handleiding vindt u op https://goo.gl/kzHovc . Ter info: de gratis versie van Expensify laat u 10 scans per maand uitvoeren. Voor een intensiever gebruik betaalt u $ 5/maand.

Lokale etiquette

We hoeven u wellicht niet te vertellen dat elk land eigen regels heeft op het vlak van etiquette. U moet er dus voor zorgen dat u uw plaatselijke zakenpartners en klanten op de juiste manier begroet, geen verkeerde dingen zegt en zich aanpast aan de lokale gebruiken. Als iPhone-bezitter vindt u in de App Store een hele reeks Business Culture & Etiquette -apps voor verschillende landen. Die kosten € 3,49 per stuk en geven u tips over de plaatselijke gewoonten, begroetingen, de eet- en vergadercultuur, zakengeschenken geven, enzovoort. Voor Android vindt u op Google Play eveneens enkele business etiquette -apps.