ALGEMENE VOORWAARDEN - 21.01.2020

Algemene voorwaarden uitreiken, maar ook deponeren?

Informatieplicht

Voor de toepasbaarheid van de algemene voorwaarden (hierna AV) heeft u een informatieplicht. De wet eist namelijk dat kleine wederpartijen (consumenten en bedrijven met minder dan 50 werknemers of zonder gepubliceerde jaarrekening) een ‘redelijke mogelijkheid’ moeten hebben gehad om kennis te nemen van uw AV.

Let op.  Houdt u zich niet aan deze eis, dan zijn uw AV niet van toepassing, met alle gevolgen van dien! Dit heeft een terugwerkende kracht, wat inhoudt dat de voorwaarden worden geacht nooit van toepassing te zijn geweest.

Hoofdregel. Het gaat erom dat u de wederpartij in de gelegenheid stelt kennis te nemen van uw AV. Deze mogelijkheid moet er zijn voordat u de overeenkomst met de wederpartij sluit. De hoofdregel is dan ook dat deze voor of bij het sluiten van de overeenkomst aan de wederpartij ter hand wordt gesteld. De wederpartij is er zelf verantwoordelijk voor of hij deze ook leest.

Uitzonderingen. Er bestaan drie uitzonderingen.

1. Indien het redelijkerwijs niet mogelijk is om de AV bij elke overeenkomst ter hand te stellen, dan kan er worden volstaan met een verwijzing naar de vindplaats van de AV, zoals de deponering bij de Kamer van Koophandel of griffie bij de rechtbank. Daarbij moet u de wederpartij wel aanbieden dat u de AV op verzoek kosteloos toestuurt. Denk hierbij bijv. aan een overeenkomst die u telefonisch sluit.
2. Doet u geregeld zaken met een bedrijfsmatige partij (geen particulier) en heeft u bij de eerste overeenkomst de AV correct ter hand gesteld, dan hoeft u dit bij een vervolgovereenkomst niet opnieuw te doen.
3. Voor grote wederpartijen (bedrijven met meer dan 50 werknemers of met een gepubliceerde jaarrekening) geldt de eis van de terhandstelling niet. U kunt dan volstaan met een verwijzing naar de algemene voorwaarden.

Dienstverleners. De verplichting tot terhandstelling geldt niet voor dienstverleners, zoals advocaten, accountants, architecten, adviseurs, reisbureaus, enz. Deze kunnen hun AV ook ter beschikking stellen door bijv. te verwijzen naar hun website.

Let op.  Uitgezonderde diensten waarvoor de terhandstelling wel geldt, zijn o.a. financiële diensten (banken, verzekeringen, beleggingsadviseurs, vervoersdiensten, etc.). Deze kunt u terugvinden in de Richtlijn 2006/123/EG betreffende diensten op de interne markt, inleidende tekst onder nummer 17 t/m 28.

De ‘Richtlijn 2006/123/EG’ kunt u vinden op http://tipsenadvies-administrateur.nl/download (FM 03.10.02).

Ter hand stellen, hoe doet u dit juist?

U kunt de AV op verschillende manieren ter hand stellen. Ter hand stellen houdt in dat de wederpartij een mogelijkheid heeft om ze in te kunnen zien. We noemen een aantal voorbeelden.

Fysiek overhandigen. U verstrekt bij overhandiging van de offerte of overeenkomst de AV.

Offerte. U kunt de AV printen op de achterkant van een offerte, mits er op de voorkant van de offerte een verwijzing naar de voorwaarden op de achterzijde staat.

Webwinkel. Komt de overeenkomst via de elektronische weg tot stand, bijv. via een website, dan mogen de AV altijd elektronisch worden aangeboden.

Let op.  De wederpartij moet wel de mogelijkheid hebben om de AV op te slaan of te printen. Tip.  Gebruik op uw website een knop: ‘Ik ga akkoord met de algemene voorwaarden’. Zo legt u vast dat de bezoeker kennis heeft kunnen nemen van uw AV.

Website. Indien u een dienstverlener bent, dan geldt de verplichting tot de terhandstelling niet. U mag de AV dan ter beschikking stellen door te verwijzen naar uw webadres.

E-mail. Komt de overeenkomst geheel tot stand via het internet, dan mag u de AV e-mailen. Komt de overeenkomst schriftelijk tot stand, dan mag u de AV alleen e-mailen als de wederpartij daarmee uitdrukkelijk heeft ingestemd.

Deponeren?

U bent niet verplicht om uw algemene voorwaarden te deponeren. Tip.  Het kan toch verstandig zijn om uw algemene voorwaarden te deponeren. Wij noemen twee redenen.

1. Bewijs. Heeft u de voorwaarden gedeponeerd, dan staat vast welke voorwaarden u vanaf wanneer gebruikt. Bij een geschil kunt u bewijzen dat u de voorwaarden niet tussentijds heeft veranderd. Ook staat zo vast dat u ze gebruikte op het moment dat de overeenkomst tot stand kwam.
2. Praktisch. Zoals gezegd, zijn er situaties waarbij het onmogelijk is om uw AV te overhandigen, zoals bij telefonische verkoop of bij verkoop in een supermarkt of winkel waar dagelijks honderden mensen aankopen doen. In dergelijke gevallen kan er niet worden verwacht dat telkens de AV overhandigd worden aan de klant. U hoeft dan alleen maar te verwijzen naar het deponeringsnummer.

Waar deponeren? U kunt uw AV deponeren bij de Kamer van Koophandel of bij de griffie van de rechtbank.

Kamer van Koophandel. U kunt uw AV deponeren door de voorwaarden te e-mailen naar algemene.voorwaarden@kvk.nl of ze per post te versturen naar Kamer van Koophandel, T.a.v. afdeling Productie HR Info, postbus 191, 3440 AD Woerden. De deponeringskosten bedragen € 18 per jaar. De datum van ontvangst van uw e-mail of post wordt gehanteerd als deponeringsdatum.

Tip.  Gedeponeerde voorwaarden bij de Kamer van Koophandel kunt u kosteloos tussentijds veranderen.

Griffie van de rechtbank. U kunt uw AV bij elke rechtbank in Nederland per post deponeren. Hiervoor betaalt u eenmalig griffierecht (2020: € 130).