Opletten met de btw-aftrek bij de laatste btw-aangifte 2020

Eind januari 2021. Eind januari 2021 moeten de meeste ondernemers de laatste btw-aangifte van het 2020 weer inleveren. In deze aangifte moet u rekening houden met een aantal zaken waarvan de btw niet of niet helemaal aftrekbaar is. Het betreft met name personeelsvoorzieningen, giften en relatiegeschenken. Daarnaast zijn er dit jaar specifieke regels voor de btw op zaken die u vanwege het coronavirus heeft weggegeven.

Personeelsvoorzieningen

Bij personeelsvoorzieningen moet u bijv. denken aan het traditionele kerstpakket, maar ook aan een door u ingerichte fitnessruimte waar uw personeel gebruik van kan maken. De btw is alleen aftrekbaar als het bedrag dat u in 2020 aan dit soort zaken heeft uitgegeven per werknemer niet meer dan € 227 exclusief btw bedraagt. Let op. Heeft u voor een of meer werknemers meer uitgegeven, dan is de hele btw op hun deel van de voorzieningen niet aftrekbaar. Dit vereist dus dat u per werknemer bijhoudt hoeveel u heeft uitgegeven aan personeelsvoorzieningen waarvan hij of zij gebruikmaakt of gebruik van kan maken.

Voorbeeld.U heeft al uw personeel een kerstpakket gegeven van € 100. Daarnaast heeft het management een bezoek gebracht aan een musical met aansluitend een diner ter waarde van € 300. Er zijn geen verdere personeelsvoorzieningen. Dit betekent dat de btw op de kerstpakketten van het management en de btw op de musical met diner niet aftrekbaar is. Voor het management komt het totaal aan personeelsvoorzieningen namelijk uit op € 100 + € 300 = € 400, wat meer is dan € 227. De btw op de kerstpakketten van het overige personeel is wel aftrekbaar.

Personeelskantine. Voorziet u uw personeel van een maaltijd, dan geldt hiervoor in beginsel dezelfde regeling. Dit betekent dat de btw niet aftrekbaar is als het voordeel per personeelslid, samen met de andere voorzieningen, meer dan € 227 exclusief btw per jaar bedraagt. Voor de berekening van het voordeel gaat u uit van de inkoopprijs van de artikelen plus een opslag van 25%. Een eventuele bijdrage van het personeel mag u weer van de opbrengst aftrekken. Schakelt u een cateraar in, dan gelden hiervoor specifieke regels.

Giften en relatiegeschenken

Voor giften en relatiegeschenken geldt een soortgelijke regeling als voor personeelsvoorzieningen. Dit betekent dat de btw op deze uitgaven aftrekbaar is als het voordeel per relatie niet meer dan € 227 per jaar bedraagt. Hierop bestaat wel een uitzondering. Tip. Als uw relatie het geschenk zelf gekocht zou hebben en dan 30% of meer van de btw had kunnen aftrekken, is de btw ook aftrekbaar, dus ook als uw relatiegeschenk meer dan € 227 exclusief btw heeft gekost.

Donaties voedsel. Geeft u als ondernemer onverkoopbare voedingsmiddelen weg aan bijv. de voedselbank, dan is de btw hierop wel aftrekbaar, dus ook als het bedrag boven de € 227 uitkomt. Zijn de voedingsmiddelen echter nog gewoon verkoopbaar, dan geldt de normale regeling voor giften en relatiegeschenken en is de grens van € 227 wel weer van belang.

Coronacrisis

Heeft u vanwege de coronacrisis medische hulpmiddelen aan zorginstellingen, -inrichtingen en huisartsen weggeven, dan is de btw hierop gewoon aftrekbaar, ervan uitgaande dat u de btw normaal gesproken ook kunt aftrekken. De grens van € 227 is dan niet van belang. U moet wel op de factuur vermelden dat u gebruikmaakt van deze goedkeuring. De goedkeuring heeft betrekking op de periode van 16 maart 2020 tot en met 31 december 2020.

Uitzonderingen. Er bestaan enkele uitzonderingen op hiervoor genoemde regelingen. Zo kunt u de btw op outplacementkosten van uw personeel gewoon aftrekken en ook de btw op hun verhuiskosten als u gedwongen bent deze te vergoeden.

Voorbeelden.Bijv. omdat uw bedrijf verhuist. Voor fietsen die u aan uw personeel ter beschikking stelt, geldt bijv. dat u onder voorwaarden de btw tot maximaal € 130 terug kunt vragen.

Auto van de zaak is een apart verhaal

Verder telt de auto van de zaak niet mee voor de grens van € 227, maar hiervoor bestaat een eigen regeling. Deze komt er in het kort op neer dat alle btw aftrekbaar is, maar dat u bij de laatste aangifte 2,7% van de cataloguswaarde weer bij moet tellen vanwege het privégebruik. Betreft het privégebruik meer dan vier jaar na het jaar waarin de auto in gebruik is genomen, dan gaat u uit van 1,5%.

Wat kunt u hier nu mee?

Voor personeelsvoorzieningen, giften en relatiegeschenken geldt dat de btw beperkt en slechts onder voorwaarden aftrekbaar is. De regelingen stellen nogal wat eisen aan de administratieve verwerking, dus verdient het aanbeveling hierover afspraken te maken met uw inspecteur teneinde overbodige administratieve rompslomp te voorkomen. Overleg dit ook met uw fiscaal adviseur.