KOSTENVERGOEDINGEN - 08.06.2021

De digitale thuiswerkplek en kosten vergoeden

We zien dat er steeds meer werknemers structureel mogen thuiswerken. Ook als corona straks achter de rug is. Een aantal werkgevers is daarom bezig met de voorbereiding van de digitale werkplek van de werknemer thuis. Wat mag er fiscaal?

Arbovoorzieningen belastingvrij?

Arbovoorzieningen zijn gericht vrijgesteld en dus belastingvrij. Denk daarbij bijv. aan een in hoogte verstelbaar bureau, een goede stoel en goed licht. U moet er natuurlijk wel voor zorgen dat u de omvang van de kosten kunt laten zien aan de hand van een factuur. Bovendien moet het aannemelijk zijn dat het een arbovoorziening betreft. Let op.  Zaken als een bijzettafeltje vallen hier niet onder. Tip.  Laat bij twijfel de werknemer een foto sturen van de voorziening en stop deze in het dossier.

Noodzakelijke benodigdheden? Hoe staat het met noodzakelijke gereedschappen inclusief een computer, e.d.? Indien een werknemer een computer, een mobiele telefoon en soortgelijke zaken (beeldscherm, printer, e.d.) nodig heeft voor zijn werk, mag u de kosten hiervan voor uw rekening nemen. Dit is gericht vrijgesteld als u de kosten kunt bewijzen.

Niet meer noodzakelijk? Zodra het werk eindigt, omdat bijv. de werknemer niet meer thuiswerkt, is het betreffende gereedschap niet meer ‘noodzakelijk’ en moet de werknemer het gereedschap teruggeven of de restwaarde vergoeden. Ook de kosten van de internetverbinding thuis en de inktcartridges vallen hieronder.

Duurder? Wil hij een duurdere voorziening dan u noodzakelijk acht, denk bijv. aan duurder internet of wilt u bij een parttimethuiswerker alleen het internet op de thuiswerkdagen vergoeden, dan mag dat. De gerichte vrijstelling komt dan niet in gevaar. Vroeger vond de Belastingdienst dat u dan als werkgever geen eigen bijdrage mocht vragen, maar gelukkig vindt de Belastingdienst inmiddels dat ook dat er bij een eigen (netto)bijdrage van de werknemer voor privégebruik sprake kan zijn van een noodzakelijke voorziening.

Intermediaire kosten

Moet de werknemer thuis kosten maken die normaal bij u als werkgever thuishoren (denk aan het versturen van brieven, e.d.), dan is dit in principe geen loon. Maar ... pas op!

Aannemelijk maken. De Belastingdienst verwacht wel dat u aannemelijk kunt maken dat de kosten echt gemaakt zijn. Een vergoeding van bijv. € 50 voor postzegels zal dus alleen als intermediaire kost genomen mogen worden als u aannemelijk kunt maken dat er een mailing uit is gegaan vanaf de werknemer die dit bedrag rechtvaardigt.

Andere zaken vergoeden?

Wilt u andere zaken geven, zoals koffie op de werkplek of een vergoeding voor de extra kosten van elektra en verwarming, dan gelden er geen specifieke vrijstellingen. Dat betekent dat de vergoedingen hiervoor alleen belastingvrij zijn wanneer u vrije ruimte over heeft en de kosten hierin onderbrengt.

Schoonmaakkosten. Momenteel zijn er diverse partijen die roepen dat bijv. de kosten van schoonmaak van de werkplek thuis onder de vrijstelling voor arbovoorzieningen zouden moeten vallen. Dit standpunt wordt door de Belastingdienst in ieder geval nu nog niet gevolgd, waardoor u het risico loopt op een correctie met boete en rente. Wij achten de kans dat dit in de toekomst anders wordt overigens ook erg klein. Maar mocht dit toch alsnog veranderen, dan informeren wij u natuurlijk direct.

Voor de digitale werkplek thuis kunt u noodzakelijke gereedschappen en arbovoorzieningen vrijgesteld geven. Als het gaat om kosten die bij de werkgever thuishoren, is er geen sprake van loon en is dus de werkkostenregeling niet van toepassing. Voor het overige zijn voorzieningen voor thuiswerken belast, tenzij u de vrije ruimte gebruikt.


Uw volgende stap


Contactgegevens

Indicator BV | Schootense Dreef 31 | Postbus 794 | 5700 AT Helmond

Tel.: 0492 - 59 31 31 | Fax: 040 - 711 17 00

klantenservice@indicator.nl | www.indicator.nl

 

KvK-nummer: 17085336 | Btw-nummer: NL-803026468B01