FACTUREREN - 02.07.2021

Stap over op e-factureren

Pdf-factuur. De tijd dat het gros van de facturen per post binnenkomt, ligt inmiddels achter ons. De meeste bedrijven bieden hun afnemers een factuur per e-mail in pdf-vorm aan. Dit is uiteraard een makkelijke en overzichtelijke manier van factureren, zowel voor u als leverancier als voor uw afnemers. Maar uit onderzoek blijkt dat er nog maar weinig bedrijven zijn die ook aan e-factureren doen.

E-factureren

Speciaal formaat. Het gaat bij e-factureren om een digitaal verzonden factuur waarbij ook nog een speciaal .XML-bestand is bijgevoegd. Dit bestandje is geschreven in UBL-formaat en bevat alle informatie van de factuur. Uw (online) boekhoudsoftware is in staat een dergelijke factuur te produceren.

Niet meer overtypen. Het grote voordeel van een e-factuur is dat deze kunnen worden ingelezen door moderne boekhoudsoftware. Alle factuurinformatie, zoals artikelomschrijvingen, factuurbedrag, factuurdatum, btw-percentages en afzender, worden dan automatisch overgenomen in het programma. Het overtypen van de factuurinformatie vanaf een papieren factuur of vanaf uw beeldscherm is dan niet meer nodig.

Nog maar weinig bedrijven. Uit het trendrapport 2021 van ICreative blijkt echter dat binnen de meeste organisaties facturen nog niet automatisch worden verwerkt. Minder dan 15% van de bedrijven kan een e-factuur in haar systeem zonder tussenkomst van een medewerker verwerken. Let op.  Veel ondernemers menen overigens dat een factuur in pdf-vorm altijd een e-factuur is. Dit is uiteraard niet het geval. Hoogste tijd dus om de populariteit van e-factureren een boost te geven. In dit artikel leest u over de voordelen hiervan, praktische toepassingen en de bewaartermijn.

Boekrobot. Het gebruikmaken van e-facturatie zorgt ervoor dat uw administratieve lasten verminderen. Bij diverse boekhoudprogramma’s kunt u terugkerende e-facturen automatisch laten boeken door een zogenaamde ‘boekrobot’. Deze robot onthoudt bijv. aan welke categorie de telefoonfactuur de eerste keer gekoppeld is en verwerkt vergelijkbare facturen in het vervolg automatisch. Dat scheelt natuurlijk veel tijd en (administratie)kosten. Uit de praktijk blijkt dat een groot deel van de facturen die een onderneming ontvangt, repeterend zijn. Deze zijn dus bij uitstek geschikt om als e-factuur automatisch te verwerken.

Direct up-to-date. Bijkomende voordelen van e-factureren bij (inkomende) facturen zijn dat er minder fouten worden gemaakt dan bij handmatige verwerking en dat de verwerking direct na ontvangst plaatsvindt. Daardoor is uw boekhouding en dus inzicht in uw cijfers altijd up-to-date.

Meer veiligheid. Daarnaast biedt e-factureren meer veiligheid. Een e-factuur wordt gecontroleerd op IBAN, btw-nummer en KvK-nummer. Spookfacturen en dubbele facturen worden hierdoor eenvoudig onderschept.

Sneller facturen versturen en boeken. Ook als verkopende partij profiteert u van e-facturatie. Vanuit ieder modern boekhoudprogramma kunnen facturen elektronisch worden opgemaakt en verstuurd. Het voordeel daarvan is dat deze automatisch in uw eigen administratie komen na opmaak. Verder scheelt dit uiteraard in portokosten en milieubelasting. Ten slotte oogt een e-factuur tegenwoordig ook professioneel. Tip.  Uit onderzoek blijkt dat e-facturen in de regel zeven dagen eerder worden betaald dan reguliere facturen. De makkelijke verwerking voor de ontvanger zorgt er dus voor dat u eerder uw geld ontvangt.

Bewaartermijn

Basisgegevens. Als ondernemer bent u verplicht om de basisgegevens van uw administratie te bewaren. Het gaat daarbij om:

• het grootboek;
• de debiteuren- en crediteurenadministratie;
• de voorraadadministratie;
• de in- en verkoopadministratie;
• de loonadministratie.

Zeven jaar. Deze basisgegevens moeten zeven jaar bewaard blijven.

Langer bewaren. Sommige gegevens moet u echter nog langer bewaren op grond van andere wettelijke bepalingen, bijv. indien u als ondernemer een onroerende zaak verkrijgt op grond van een btw-belaste levering. In dat geval moet u immers rekening houden met een herzieningstermijn van tien jaar. Daarnaast zijn er ook gegevens die u wellicht wettelijk wel mag vernietigen, maar waarbij dit niet verstandig is. Denk aan de meer permanente onderdelen van uw administratie, zoals overeenkomsten en notariële akten.

De checklist Bewaartermijnen en AVG vindt u op https://www.tipsenadvies.nl , Download Zone, jaargang 11, nr. 11.

Ook digitale bestanden. Deze bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden. U moet er dus voor zorgen dat deze programma’s en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt. Let op.  Met het uitsluitend bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoet u dus niet aan uw bewaarplicht.

Conversie. Wel kunt u, onder bepaalde voorwaarden, bestanden en andere gegevens in een andere vorm (gecomprimeerd) bewaren. Dit wordt conversie genoemd. De voorwaarden zijn:

• u zet alle gegevens over;
• u zet de gegevens inhoudelijk juist over;
• u zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar is;
• u kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken;
• u zorgt ervoor dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd.

Bewaren digitale factuur

Pdf-factuur. Een veelgemaakte fout is dat men denkt dat iedere digitaal verzonden factuur een e-factuur is. Dit is niet het geval. Als u een factuur ontvangt of verstuurt die enkel is opgemaakt als pdf, is er geen sprake van een e-factuur. Het noodzakelijke .XML-bestand met daarin de informatie voor de boekhouding ontbreekt dan namelijk. Een dergelijke factuur kan dan ook niet automatisch worden verwerkt door uw boekhoudsysteem.

Bewaren. Dit onderscheid heeft kleine gevolgen voor de behandeling van een factuur. Een pdf-factuur wordt fiscaal simpelweg behandeld als een papieren factuur. Dit betekent allereerst dat hiervoor de reguliere bewaartermijn van zeven jaar geldt. Let op.  Drukt u een digitaal ontvangen factuur af, dan nog moet u de digitale gegevens hiervan bewaren zolang de bewaartermijn loopt.

Bewaren e-factuur

Alleen digitaal. Ook voor een e-factuur geldt in beginsel een bewaartermijn van zeven jaar. Een dergelijke factuur zult u echter nooit printen, omdat deze digitaal direct uw administratie ingaat. Hierdoor bewaart u deze facturen alleen digitaal.

Kenmerken. Het is absoluut niet toegestaan de e-facturen te printen en vervolgens te verwijderen. De echtheidskenmerken van de factuur moeten bewaard blijven. Van belang is dat de factuur bewaard wordt op een manier waarbij de authenticiteit en integriteit van de factuur gewaarborgd blijven. Als deze wordt opgenomen in uw online boekhoudprogramma, dan is dit het geval.

Kies de juiste software

Keurmerk. De ontwikkelingen op het gebied van e-factureren maken de keuze voor de juiste boekhoudsoftware extra belangrijk. Een betrouwbare administratie is de basis voor een goede bedrijfsvoering en belastingaangifte. Voor administratiesoftware is in samenwerking met de Belastingdienst het keurmerk Zeker-OnLine ontwikkeld. Als administratiesoftware dit keurmerk heeft, weet u dat deze software veilig en betrouwbaar is en dat deze geschikt is om gegevens mee te bewaren waar de Belastingdienst om vraagt. Voor meer informatie zie https://www.zeker-online.nl