BOUWRECHT - 02.09.2021

Doorberekenen calculatiekosten bij bestekwijzigingen

Meerwerk

Het is vrij aannemelijk dat tijdens de voorbereiding en uitvoering van wat grotere opdrachten wijzigingen in het bestek optreden. De aannemer wordt gevraagd om de daaraan verbonden kosten te berekenen. Steeds vaker blijkt dat de wijzigingen meerdere varianten kennen, die dan allemaal berekend moeten worden. De volgende stap is dat de wijzigingen leiden tot al of niet meerwerkopdrachten. Hoe zit het dan met de eigen gemaakte kosten?

Bedrijfskosten. De kosten die gemaakt worden voor het in kaart brengen van de aan de wijzigingen verbonden consequenties, worden in de meeste gevallen door een aannemer als normale bedrijfskosten gezien. Doorberekening vindt dan niet plaats. Het is niet altijd terecht dat een aannemer geen compensatie krijgt, zeker als het gaat om forse bestekwijzigingen met meerdere varianten.

Goede relatie met de opdrachtgever

Een verzoek voor een vergoedingsregeling bij bestekwijzigingen wordt in de meeste gevallen niet gedaan. Dit zou namelijk de relatie met een opdrachtgever wel eens kunnen schaden. Deze vrees is begrijpelijk, maar is het wel terecht? Wat is er dan wel mogelijk?

Wat speelde er bij de bouwrechter?

Raad van Arbitrage. Over het doorberekenen van kosten ontstond tussen een opdrachtgever en een aannemer onenigheid. De aannemer vond dat doorberekening van calculatiekosten in de betreffende situatie gerechtvaardigd was en beriep zich op de UAV 2012. De Raad van Arbitrage kwam eraan te pas en deed uitspraak. In de betreffende zaak werd de eis tot betaling afgewezen, Raad van Arbitrage (nr. 36.833) . De reden was dat er vooraf geen afspraak gemaakt was over de doorberekening van dergelijke kosten.

Wat te doen?

Het hiernavolgende kunt u doen om wel (calculatie)kosten te berekenen.

1. Protocol. Ter beheersing van kosten, van tijd en van juridische gevolgen van handelen is het raadzaam om binnen de organisatie protocollen te maken over hoe om te gaan met vaak en minder vaak voorkomende situaties, zoals in dit geval het berekenen van kosten voor wijzigingen, wanneer en hoe. Maak de regels aan de belanghebbende duidelijk en zorg ervoor dat er alert wordt gereageerd.
2. Afspraken. Zoals steeds weer blijkt, geven van tevoren gemaakte heldere afspraken met opdrachtgevers duidelijkheid tijdens de voorbereiding en uitvoering van de opdracht en over mogelijke bestekwijzigingen. Ook over meer- en minderwerk en de daaraan verbonden kosten kunnen afspraken worden vastgelegd (UAV 2012 par. 36 lid 4) .
3. UAV 2012 paragraaf 36 lid 4. Bestekwijzigingen worden verrekend tegen bedragen of prijzen die voor de uitvoering van deze wijzigingen of, indien hun aard dit belet, zo spoedig mogelijk tussen de opdrachtgever en de aannemer worden overeengekomen. Indien de directie overweegt om een bestekwijziging aan te brengen en daartoe de aannemer verzoekt een prijsaanbieding te doen, plegen de directie en de aannemer op verzoek van de aannemer van tevoren overleg omtrent de vraag of, en zo ja onder welke omstandigheden, de aannemer aanspraak zal kunnen maken op een redelijke vergoeding van de aan het doen van de prijsaanbieding verbonden kosten.
4. Actie nemen. Hieruit blijkt, dat u als aannemer zelf het initiatief moet nemen voor het maken van een afspraak over een calculatievergoeding. Dat recht ontstaat niet automatisch. Leg afspraken daarover wel schriftelijk vast.
5. Vergoeding. U kunt afspreken en schriftelijk vastleggen met de opdrachtgever, los van de regels in de UAV 2012, dat een vergoeding gerechtvaardigd is wanneer zich gecompliceerde afwijkingen voordoen. Alle andere kleinere wijzigingen vallen dan onder de eigen bedrijfskosten en worden niet doorberekend. Er zou vastgesteld kunnen worden tot welke bedragen er geen vergoeding wordt doorberekend.
6. Meerwerk. Wat als de wijzigingen toch niet worden uitgevoerd? U kunt daarover in de afspraak vastleggen dat een calculatievergoeding op zijn plaats is, als het betreffende meer- en minderwerk geen doorgang vindt.
7. Verrekening. Vergeet niet ook af te spreken op welk moment de verrekening van de kosten plaats zal vinden. Zo hoeft ook daarover geen misverstand te ontstaan.

Meer dan 15% aanneemso m

Wijzigingen meer dan 15% aanneemsom. De aannemer wordt door de opdrachtgever of diens bevoegden gehouden om de verlangde bestekwijzigingen uit te voeren. Er is echter in de UAV 2012 een beperking gesteld naast de technische uitvoerbaarheid. Dat heeft alles te maken met de grootte van de wijzigingen. Als de wijzigingen namelijk meer bedragen dan 15% van de aanneemsom, dan wel het saldo van deze bijbetalingen en inhoudingen niet meer bedraagt dan 10% van de aanneemsom (UAV 2012 par. 36 lid 3) , bent u als aannemer niet gehouden de wijzigingen uit te voeren. In dat geval kunt u als aannemer namelijk nadere (redelijke) eisen stellen voordat deze tot uitvoering van het verzoek over zal gaan.