ARBEIDSVOORWAARDEN - 14.10.2021

Tijdschrijven (urenregistratie) invoeren: bewaak de AVG-eisen

Hoe zit dat juridisch?

Uren doorberekenen. Onder tijdschrijven wordt verstaan: het per tijdeenheid vastleggen van de verrichte activiteiten door uw medewerker. Normaal gesproken is dit bedoeld om de gemaakte uren toe te wijzen aan een klant, zodat deze uren aan de klant doorberekend kunnen worden of om de tijd aan een bepaald product toe te kunnen rekenen.

Verzamelen persoonsgegevens. Een urenregistratie maakt ook inzichtelijk hoeveel tijd een medewerker kwijt is aan bepaalde activiteiten. Daarmee valt tijdschrijven onder de noemer ‘verzamelen van persoonsgegevens’. Dat betekent dat de tijdregistratie moet voldoen aan de eisen die de AVG en de Autoriteit Persoonsgegevens hieraan stelt.

Instemmingsrecht or. U kunt niet zomaar besluiten om een urenregistratie in te voeren. Een urenregistratie is namelijk een systeem waarmee de aanwezigheid, het gedrag en de prestaties van uw medewerkers gecontroleerd kunnen worden. Volgens de Wet op de ondernemingsraden (WOR) heeft de ondernemingsraad (or) daarover instemmingsrecht. Let op.  Als uw bedrijf geen or heeft, moet de personeelsvertegenwoordiging instemmen en als deze er niet is, moeten alle werknemers individueel instemmen.

Waar moet u voor zorgen?

Belangrijke voorwaarden. De belangrijkste voorwaarden voor de controle van personeel staan in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG). Deze voorwaarden zijn de hiernavolgende.

1. Gerechtvaardigd belang. U moet een gerechtvaardigd belang hebben voor de monitoring van uw personeel. Dit belang moet zwaarder wegen dan de rechten en belangen van uw werknemers, zoals hun recht op privacy. Tip.  Zorg dat u dit goed kunt beargumenteren.
2. Noodzaak. Er moet duidelijkheid bestaan over de noodzaak van tijdregistratie. Het moet daarbij duidelijk zijn dat u uw doel niet op een andere manier, die minder ingrijpend is voor uw medewerkers, moet kunnen bereiken. Tip.  Zorg dat u goed kunt uitleggen wat de noodzaak van de urenregistratie is. Immers, werknemers ervaren het invoeren van tijdschrijven als zeer ingrijpend, dus u krijgt vrijwel zeker te maken met weerstand.
3. Eisen AVG. De privacy van de medewerkers moet gewaarborgd zijn. U mag uw medewerkers alleen controleren als u voldoet aan de eisen uit de privacywetgeving op grond van de AVG.
4. Goed voor de overuren. Urenregistratie geeft u ook een goed inzicht in de overuren die uw medewerkers maken en dus ook van de daarbij behorende urencompensatie.
5. Zorg voor een goed systeem. De wijze van registreren moet eenvoudig en snel werken. Dat kan op papier, maar gebeurt meestal met een softwarepakket.
6. Privacy moet beschermd zijn. U moet vertrouwelijk omgaan met gegevens van uw medewerkers. Het is dan ook noodzakelijk dat het systeem goed beveiligd is. Ook mogen collega’s geen inzicht in elkaars uren krijgen.
7. Systeem met gebruiksgemak. Bedenk bij de keuze voor het softwarepakket om de uren te registreren dat het niet alleen gaat om de prijs, maar ook om het gebruiksgemak. Het invoeren en bijhouden van de urenadministratie moet zo weinig mogelijk moeite en tijd kosten voor de medewerker.