BTW - 11.10.2023

Aandachtspunten bij een boekenonderzoek btw

Aankondiging boekenonderzoek

De Belastingdienst kondigt een btw-controle meestal aan via een brief. In deze brief staat:

• wat de reikwijdte van het onderzoek is. De inspecteur kan deze reikwijdte uitbreiden als hij van mening is dat de bevindingen tot dusver daar aanleiding voor geven;
• wat de periode is waarvoor het onderzoek geldt en of het onderzoek uitgebreid wordt met andere belastingen;
• dat er een datum en plek voor het onderzoek moet worden overeengekomen. Dit is vaak op uw bedrijfsadres, maar dit kan ook bij uw accountant op kantoor plaatsvinden.

Aandachtspunten

Plan een kennismakingsgesprek. Voorafgaand aan het boekenonderzoek is het verstandig een kennismakingsgesprek met de controlerend ambtenaar te plannen waarin afstemming plaatsvindt over hoe het onderzoek gaat plaatsvinden en welke informatie in welke vorm er door u aangeleverd moet worden.

Achterhaal de reden van het onderzoek. Er kunnen diverse redenen voor het onderzoek zijn. Zo kan er sprake zijn van een normaal boekenonderzoek, maar het kan ook gaan om een onderzoek in de branche, een onderzoek gebaseerd op big data, een onderzoek naar aanleiding van een klikbrief, een normaal bedrijfsbezoek of een derdenonderzoek.

Informatie verzamelen. Zorg dat alle relevante informatie beschikbaar is en dat in uw administratie niet-relevante informatie is afgescheiden van de relevante informatie.

Controleer regelmatig op btw-risico’s. Zijn de btw-aangiften bijv. correct ingediend? Klopt de administratie? Weet u of vermoedt u dat er wellicht fouten zijn gemaakt?

Spelregels

Verplichtingen. Tijdens het onderzoek geldt er een aantal belangrijke spelregels. Als belastingplichtige heeft u een inlichtingenplicht en een administratie- en bewaarplicht. Let op.  Het niet voldoen aan deze verplichtingen kan ernstige gevolgen hebben. Zo kan daardoor de bewijslast worden omgekeerd en verzwaard.

Bewaarplicht. Als ondernemer moet u uw administratie minimaal zeven jaar bewaren en informatie met betrekking tot vastgoed zelfs tien jaar. Het is daarom belangrijk oude administratie op een deugdelijke manier op te slaan/op te bergen. Administratie is een ruim begrip. In principe moet alles wat is opgemaakt, worden verstrekt. Denk hierbij aan:

• inkoop- en verkoopbonnen;
• e-mailtjes;
• bankafschriften;
• overeenkomsten;
• agenda-inhoud; en
• urenregistraties.

De exacte omvang van de administratie verschilt per bedrijf. Volgens de wet moeten ondernemingen een zodanige administratie voeren dat daaruit altijd duidelijk hun rechten en verplichtingen ten aanzien van belastingen blijken. Let op.  Zeg dus niet al te snel dat u bepaalde informatie niet in uw administratie heeft of dat u deze niet kunt vinden, want dat kan hard worden afgestraft.

Controle geeft recht op zekerheid

Vertrouwensbeginsel. De Belastingdienst is tijdens het onderzoek gebonden aan het fair play-beginsel en het vertrouwensbeginsel. Het vertrouwensbeginsel houdt in dat u als ondernemer mag vertrouwen op de juistheid van informatie die de Belastingdienst geeft. Tijdens een boekenonderzoek wordt er veel gecorrespondeerd tussen de belastingplichtige en de Belastingdienst. Daarbij neemt de inspecteur soms standpunten in waaruit blijkt dat de Belastingdienst bepaalde zaken op fiscale merites heeft beoordeeld en daar geen gevolgen aan verbindt. Tip.  Deze standpunten hoeven niet per se expliciet worden ingenomen. Ook impliciete standpunten kunnen soms leiden tot een geslaagd beroep op het vertrouwensbeginsel. De Belastingdienst is gebonden aan deze ingenomen standpunten.

Geen fishing expedition. Ook mag er geen sprake zijn van een fishing expedition. De Belastingdienst mag dus niet zonder richting of doel ‘hengelen’ naar informatie, in de hoop dat zij ergens op stuit.

Tijdens het boekenonderzoek

• Het is belangrijk dat de controleur zich op zijn gemak voelt. Zorg dat de controleur in een opgeruimde en nette kamer wordt ontvangen, waar hij het verdere onderzoek kan uitvoeren.
• Open de onderzoeksdag met een inleidend gesprek en een kop koffie en leid de controleur rond in uw bedrijf.
• Laat weten aan wie er op welke tijdstippen door hem vragen gesteld kunnen worden.
• Geef correct, maar kort en bondig antwoord op de gestelde vragen. Antwoord bij twijfel over de toelaatbaarheid van de opgevraagde informatie of gestelde vragen, dat het antwoord op het moment niet gegeven kan worden en dat de informatie achterhaald zal worden.
• Maak aan het einde van de dag duidelijke afspraken met de controleur, bijv. over wanneer er een conceptrapport kan worden verwacht of wanneer de controleur eventueel nogmaals langskomt.

Controlerapport

Concept. De Belastingdienst legt de bevindingen van het onderzoek vast in een controlerapport. Het is gebruikelijk dat de inspecteur eerst een concept toezendt. Let op.  Het is belangrijk dit rapport goed door te lezen en te reageren op onjuistheden. In het conceptrapport staan de gevolgen van het onderzoek. Mocht de Belastingdienst een aantal zaken hebben gevonden die niet juist zijn, dan worden er correcties, naheffingsaanslagen of zelfs boetes aangekondigd in het controlerapport.

Definitief. Nadat het controlerapport een definitieve status heeft, volgen de eventuele naheffingsaanslagen. Tegen deze aanslagen kan indien nodig binnen zes weken na dagtekening bezwaar gemaakt worden.