Eindejaarstips voor werkgevers

Vrije ruimte werkkostenregeling. De vrije ruimte van de werkkostenregeling biedt u als werkgever de mogelijkheid om vergoedingen of verstrekkingen die eigenlijk belast moeten worden, toch onbelast aan uw werknemers te kunnen uitkeren. In 2023 is de vrije ruimte in de werkkostenregeling nog 3% van de eerste € 400.000 aan loonsom en 1,18% van het meerdere. Vanaf 2024 wordt de vrije ruimte verlaagd naar 1,92% van de eerste € 400.000 en 1,18% van het meerdere. Als uw loonsom meer is dan € 400.000, scheelt dat dus € 4.320 aan vrije ruimte. Tip.  Het kan daarom lonen om vergoedingen of verstrekkingen die u in 2024 wilt geven, naar voren te halen of om een factuur voor de kerstpakketten in 2023 te betalen en niet pas in januari 2024. Dat heeft uiteraard alleen zin als u momenteel nog niet alle vrije ruimte voor 2023 heeft benut.

Bonus. Het is ook mogelijk om een bonus of een eindejaarsuitkering via de vrije ruimte onbelast uit te keren. Houd daarbij rekening met de grens van € 2.400. De Belastingdienst heeft namelijk goedgekeurd dat u als werkgever per werknemer een dergelijk bedrag mag opnemen in de vrije ruimte zonder dat daarbij de gebruikelijkheid wordt getoetst. Tip.  Dit betekent dat als u in 2023 nog voldoende vrije ruimte over heeft, deze nog gebruikt kan worden voor het uitkeren van een bonus van maximaal € 2.400 per werknemer.

Personeelsfeest op de werkplek. Als u een plek zoekt om een personeelsfeest te houden, denkt u niet direct aan uw eigen kantoor, winkel of fabrieksterrein. U kunt daarmee echter wel veel belasting besparen vanwege het feit dat verstrekkingen op de werkplek belastingvrij zijn. Bovendien is het fiscale begrip ‘werkplek’ erg ruim: dit zijn alle plaatsen waar u volgens de Arbowet verantwoordelijk voor bent, dus ook uw eigen parkeerterrein, kantine of magazijn. Door hier uw feest te houden, betaalt uw personeel over dit voordeel geen belasting. Ook niet als u bijv. een bekende artiest of een cateraar inhuurt, waardoor uw feest al snel wat duurder wordt. Ook een maaltijd tijdens een feest op de werkplek is nauwelijks belast. Fiscaal moet u namelijk uitgaan van een vast bedrag van € 3,55 (2023) per werknemer, dus ook als u een diner van zeven gangen laat serveren via een cateraar. Besluit u uw personeelsfeest toch extern te organiseren, dan zijn de kosten per werknemer bij hen als loon belast. Wilt u dit niet, dan kunt u belastingheffing bij uw personeel voorkomen door het feest onder te brengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

Reiskostenvergoeding. De vrijgestelde reiskostenvergoeding wordt per 1 januari 2024 verhoogd van € 0,21 naar € 0,23 per kilometer. Dit geldt voor woon-werkverkeer en voor zakelijke ritten. Als er in uw arbeidsovereenkomsten wordt verwezen naar het fiscale maximum, bent u verplicht om vanaf 1 januari 2024 de hogere onbelaste reiskostenvergoeding uit te betalen. Als er in uw arbeidsovereenkomsten geen specifiek bedrag is opgenomen, bent u niet verplicht om de reiskostenvergoeding te verhogen.

Kosten openbaar vervoer kaarten. Als een werknemer met het openbaar vervoer (ov) naar zijn werkplek reist, mag u in 2024 een onbelaste reiskostenvergoeding toekennen van € 0,23. U mag er ook voor kiezen om de werkelijke kosten van het ov te vergoeden. Let   op.  Voor ov-kaarten (ov-abonnementen en voordeelurenkaarten) geldt er echter een complex systeem van nacalculatie. Daarom wordt het privégebruik van de ov-kaart gericht vrijgesteld. Dit betekent dat u ov-kaarten vanaf 1 januari 2024 altijd onbelast kunt aanbieden, mits de werknemer de ov-kaart ook gebruikt voor het woon-werkverkeer en de zakelijke ritten. Dat is een aanmerkelijke vereenvoudiging.