PERSONEEL - 30.11.2023

Doorbetalen reiskosten bij thuiswerk onvoorwaardelijk recht?

Achtergrondinformatie. Om het besmettingsgevaar te beperken, werd er tijdens de coronacrisis volop thuisgewerkt. Een vaste onbelaste vergoeding voor het woon-werkveer kon door de werkgever onder voorwaarden echter wel gewoon worden doorbetaald. Onlangs kwam een zaak voor de rechter (ECLI:NL:RBGEL:2023:4992) waarbij de vraag speelde of dit alleen kon als er een onvoorwaardelijk recht op deze vaste vergoeding bestond.

Cafetariasysteem

In deze zaak was er sprake van een zogenaamd ‘individueel keuzebudget’ voor de werknemer. In een dergelijk systeem, ook wel bekend als het cafetariasysteem, kan een werknemer voor een bepaald bedrag een keuze maken in zijn vergoedingen volgens zijn arbeidsvoorwaarden. Een van de onderdelen van het keuzebudget bestond uit een vaste onbelaste vergoeding voor het woon-werkverkeer. Werknemers die deze keuze wilden maken, moesten dit voorafgaand aan het jaar aan hun werkgever laten weten. In dit geval had de werkgever de werknemers die deze keuze gemaakt hadden, hun woon-werkverkeer belastingvrij vergoed volgens de fiscale norm van € 0,19/km.

Besluit. Volgens de werkgever kon de vaste reiskostenvergoeding voor het woon-werkverkeer ook bij thuiswerken onbelast worden doorbetaald, op basis van een besluit van de staatssecretaris (Besluit van 14 april 2020, nr. 2020-6767) . In dit besluit was als ingangsdatum 12 maart 2020 genoemd, de dag waarop bekend werd dat Nederland in lockdown ging. Bij een controle stelde de inspecteur zich echter op een ander standpunt. Volgens een toelichting op het genoemde besluit diende de werknemer op 12 maart 2020 namelijk een onvoorwaardelijk recht op de reiskostenvergoeding te hebben. Daarvan was hier volgens de inspecteur geen sprake. De werknemers hadden zich weliswaar voor de regeling aangemeld, maar of ze er al dan niet gebruik van gingen maken, konden ze ook na 12 maart 2020 nog beslissen. Alleen als er op 31 december van het jaar nog steeds geen keuze was gemaakt, werd dit deel van het loon belast uitbetaald. Het leverde uw collega een naheffing van € 250.000 op.

Geen terugwerkende kracht. De rechtbank is het hiermee echter niet eens. In het besluit van de staatssecretaris is namelijk niet bepaald dat er op 12 maart 2020 een onvoorwaardelijk recht op de vaste reiskostenvergoeding moet bestaan. Dit is pas veel later, namelijk op 16 juni 2020 (Besluit van 16 juni 2020, nr. 2020-12560) , bepaald. De rechter vindt dit echter een vorm van terugwerkende kracht die strijdig is met de algemene beginselen van behoorlijk bestuur. Hij vernietigt de naheffing.

Wat kunt u hier als werkgever mee?

Heeft u tijdens de coronacrisis ook de vaste vergoeding voor het woon-werkverkeer van uw personeel doorbetaald, ondanks dat er thuisgewerkt werd, en is uw inspecteur het hiermee niet eens? Weet dan dat er in het besluit van de staatssecretaris niet vermeld staat dat u de vergoeding alleen mag blijven doorbetalen als er op deze vergoeding een onvoorwaardelijk recht bestaat. Volgens de rechter is dit onvoorwaardelijke recht pas later als eis toegevoegd en derhalve niet rechtsgeldig. Verwijs de inspecteur bij een discussie hierover naar deze uitspraak of teken desgewenst bezwaar aan. Hierbij moet wel aangetekend worden dat nog niet duidelijk is of de fiscus in hoger beroep gaat en of de uitspraak dan in stand blijft.

Een model Bezwaarschrift naheffing loonbelasting in verband met reiskosten vindt u op https://www.tipsenadvies.nl , Download Zone, jaargang 30, nr. 11.