E-MAIL - E-MAILGEBRUIK - 31.10.2013

Zet uw vips in de kijker

Desktoppakket

In een desktoppakket beschikt u gewoonlijk over meerdere mogelijkheden om mail van belangrijke contactpersonen extra zichtbaar te maken.

De handigste manier hiervoor in Outlook is Voorwaardelijke opmaak . Daarmee kunt u bepaalde berichten in uw inbox in een andere kleur of een groter lettertype laten weergeven. Ga daarvoor naar de tab Beeld , kies Weergave-instellingen en klik op Voorwaardelijke opmaak . U kunt nu een nieuwe opmaakregel toevoegen die u bv. vips noemt. Onder Voorwaarde kunt u criteria invullen die bepalen op welke berichten de regel van toepassing is. Voor een regel die werkt op mail van uw vip-contacten, moet u die contacten dus invullen in het vakje Van (of klik op Van om ze te selecteren in uw adresboek). Klik verder op Lettertype om een speciale opmaak in te stellen (bv. een grotere font en een andere kleur). Het resultaat: in uw inbox springen de afzender en het onderwerp van de betrokken berichten voortaan veel beter in het oog.

Tip 1. U kunt meerdere regels aanmaken voor verschillende categorieën van contacten – bv. rood en extra groot voor mail van uw baas, groen voor uw beste klanten, enz.

Tip 2. De groep van belangrijke contacten kan dynamisch zijn: naargelang uw projecten evolueren, kunt u personen verwijderen of toevoegen.

Niet alle desktoppakketten hebben voorwaardelijke opmaak. Als die functie ontbreekt, kunt u toch een gelijkaardig resultaat bereiken door geschikte filters te maken die mail van bepaalde contactpersonen gaan vlaggen, labelen of een prioriteit (bv. bij Thunderbird) of categorie gaan toekennen.

Webmail

Bij webmail (Outlook.com, Gmail, …) kunt u gewoonlijk filters of labels inzetten om mail van belangrijke contacten te laten opvallen.

Maar er zijn ook alternatieven. In bv. Gmail kunt u Postvak Prioriteit aanzetten, zodat belangrijke mail altijd bovenaan komt in een apart vak van uw inbox. Het enige probleem: Gmail beslist zelf welke mails belangrijk zijn. U kunt dit wel bijsturen door beslissingen te corrigeren, maar u kunt bv. niet expliciet aangeven dat mail van bepaalde personen altijd belangrijk is. U kunt daarom het best een filter combineren met Postvak Prioriteit. Maak een filter die op deze mails van uw vips een bepaald label plakt (bv. vip ) en verander de configuratie van Postvak Prioriteit ( Instellingen ; Postvak In ) zodanig dat een apart vak in uw inbox gereserveerd wordt voor dit specifieke label (zie: http://lifehacker.com/5763386/add-a-second-priority-inbox-to-gmail-for-always-important-contacts ). Zo komt uw vip-mail goed zichtbaar in een apart vak.

IPad of iPhone

Op een iPad of iPhone heeft u geen mailfilters. Vanaf iOS 6 kunt u echter wel contacten toevoegen aan een vip-lijst ( http://howto.cnet.com/8301-11310_39-57535485-285/how-to-set-up-the-mail-apps-vip-list-in-ios-6/ ). Berichten van vips worden niet alleen in de standaard-inbox, maar ook in een speciale vip-inbox getoond. U kunt verder een aparte notificatie of een ander geluidinstellen ( http://email.about.com/od/iphonemailtips/qt/How-To-Get-Vip-Email-Alerts-In-Ios-Mail.htm ) voor nieuwe mail van vips of alleen het aantal nieuwe e-mails van vips laten tonen op het icoon van de Mail-app.