LOONBELASTING EN PREMIES - 23.11.2004

Controle op privé-gebruik, hoe gaat dat puik?

Hoezo gratis? Fiscaal gezien mag u een mobiele te­lefoon niet zomaar ongestraft ‘gratis’ aan uw werk­nemers verstrekken. Let op. Het is fiscaal slechts toe­gestaan een mobiele telefoon onbelast aan uw werknemer te verstrekken als hij deze te­le­foon voor 90% of meer zakelijk gebruikt. Voldoet uw werknemer niet aan deze eis, dan dient er € 22,69 per maand als loon in na­tu­ra bij zijn loon te worden opgeteld.

Wie bewijst? Wilt u zich aan de wet houden, zult u zich er dus van moeten vergewissen dat de verstrekte mobiele telefoon voor minstens 90% zakelijk wordt gebruikt. Die bewijslast ligt bij u. Con­tro­le is dus no­dig als u geen fiscale heisa wilt. Bo­ven­dien zult u ook niet willen dat werknemers op uw kosten uit­ge­breid privé gaan bellen.

Let op. Niet iedere wij­ze van controle is toegestaan. De wijze van controle moet redelijk zijn en de privacy van de werknemer en zijn relaties moet in acht worden genomen. Hoe zit dat precies?

Wijs uw werknemers erop dat hun privé-gebruik wordt bijgehouden in hun eigen belang, namelijk om te voorkomen dat er belasting en premies over de gratis telefoon bij hen wordt geheven.

Als u perfectie nastreeft

Gedragscode. Stel bijvoorbeeld een ‘gedragscode telefoongebruik’ op waarin u vermeldt dat privé-te­lefoongebruik wordt gecontroleerd. Geef aan met welk doel en op welke wijze u dat doet. De privé-gegevens die uit de controle komen, mogen slechts voor bepaalde personen (zoals voor u en de mensen van de fiscus) toegankelijk zijn.

Voor absolute zekerheid kunt u uw specifieke situatie ter controle voorleggen aan het College Be­scher­ming Persoonsgegevens. U geeft dan schriftelijk aan wat u wenst te controleren, welk doel de controle dient, op welke wijze u gaat contro­le­ren en wie er toegang tot de gegevens heeft. Dit al­les zendt u aan het College Bescherming Persoonsgegevens, postbus 93374, 2509 AJ Den Haag.

Controle? Zo doet u dat!

U kunt ter controle een gespecificeerde nota van de pro­vider opvragen. Let op. Het nabellen van telefoonnummers op de gespecificeerde nota zonder uitdrukkelijke toestemming van uw werknemer is niet toegestaan. Aan een algemeen gegeven toe­stem­­ming bij aanvang van het dienstverband heeft u niets. De toestemming moet direct voor het daadwerkelijk nabellen (checken) gegeven zijn.

Steekproefcontrole werkt beter. Als meerdere werknemers van u een mobiele telefoon hebben, is het raadzaam een steekproefcontrole te houden. Als u die van tevoren aankondigt en de uitkomst blijkt (voor u) fiscaal nadelig te zijn, heeft u een goede reden om daarna over te gaan tot individuele controle. Als tweede stap mag die individuele controle dan ver­der gaan.

En wat kunt u vooraf doen? Het is raadzaam meteen concreet afspraken omtrent privé-gebruik te maken. Tip. Laat uw werknemer in de arbeidsovereenkomst verklaren dat hij niet meer dan 10% privé zal bellen en neem op dat dit door u gecontroleerd wordt. Bij twijfel treedt u als werkgever in overleg met uw werknemer, waarbij opgemerkt wordt dat uw werknemer in dat geval ook in strijd met de arbeidsovereenkomst handelt.

Let op. Het geheel verbieden van privé-gebruik wordt door de rechter niet toegestaan. Tip. U kunt afspreken dat hij een gesprekkenregistratie zal bijhouden vergelijkbaar met de welbekende kilometerregistratie.