Met ontvangstbevestiging
U wilt de garantie dat uw mail aangekomen is bij de geadresseerde. Welke mogelijkheden werken écht?
Wat werkt er níet?
Bij e-mail is er altijd die onzekerheid of uw bericht wel aangekomen is. Er bestaan hiervoor diverse oplossingen, maar ze zijn niet allen even effectief.
Return Receipt. In uw e-mailsoftware of bij uw webmaildienst kunt u bij het opstellen van een bericht de optie Leesbevestiging (ook wel Return Receipt of Read Receipt) aanvinken. U krijgt dan in principe een melding zodra de ontvanger uw bericht opent. Dit lijkt een elegante methode, ware het niet dat ze geen enkele garantie biedt. De ontvanger kan immers weigeren om een leesbevestiging te geven. Zo blijft u toch nog in het ongewisse. Tip. In geval van vriendschappelijke communicatie via e-mail kunt u net zo goed in uw mailtje zelf vragen om de goede ontvangst van uw bericht per kerende te bevestigen. Een dergelijke vraag komt meestal ook vriendelijker over dan zo’n mechanische leesbevestiging.
Trackers. Een andere populaire aanpak zijn de zogenaamde trackers. Door uw mail via een gespecialiseerde dienst te versturen, kunt u er een onzichtbare tracker aan laten toevoegen (bv. via DidTheyReadIt - http://www.didtheyreadit.com of Confimax - http://www.confimax.com). Wanneer de ontvanger deze mail opent, meldt deze tracker zich op de site van de trackingdienst zonder dat de ontvanger dit merkt. De dienst kan zo registreren wanneer uw bericht geopend wordt. Deze oplossing is interessant om discreet uw mail te volgen, maar ze is helaas helemaal niet waterdicht. Zeer veel e-mailprogramma’s en webmaildiensten halen tegenwoordig afbeeldingen in een mail niet zomaar meer binnen, waardoor trackers veelal buitenspel worden gezet. Het kan bovendien gênant zijn als de ontvanger uw tracker ontdekt (“een inbreuk op mijn privacy!”).
Wat werkt er wél?
Keiharde garanties krijgt u alleen door gebruik te maken van een dienst voor aangetekende e-mail. Uw verzonden bericht wordt in dat geval bewaard bij de dienst zelf. De ontvanger krijgt een mail met daarin een link naar het eigenlijke bericht. Als hij deze mail opent, zal zijn e-mailsoftware uw bericht via die link automatisch ophalen (in sommige gevallen - naargelang van de instellingen van zijn e-mailsoftware - zal de ontvanger de link expliciet moeten aanklikken om uw bericht te kunnen lezen). Via dit systeem haalt de ontvanger uw mail als het ware op in het ‘postkantoor’. Zo kan de datum van de ophaling haarfijn geregistreerd worden. Tip. Vermeld in uw bericht dat het om een aangetekende e-mail gaat, zo kan er geen verwarring ontstaan.
Een uitstekende dienst voor aangetekende mail is E-MailSecure (http://www.emailsecure.com). U moet zich vooraf registreren. Daarna kunt u vanuit uw gebruikelijke e-mailsoftware aangetekende mails versturen door simpelweg .etrk.com toe te voegen aan het e-mailadres van de ontvanger. Jammer genoeg is deze dienst vrij duur (€ 85/jaar) en dus minder geschikt voor sporadisch gebruik.
ReadNotify (http://www.readnotify.com) vormt een goedkoop alternatief (€ 25/jaar voor een premiumaccount). Standaard werkt deze dienst met trackers, maar u kunt er ook aangetekende e-mails mee versturen. Daartoe moet u ensured.readnotify.com achter het e-mailadres van de ontvanger plakken (bv. jos@provider.com.ensured.readnotify.com). Deze toevoeging zorgt ervoor dat het bericht naar de server van ReadNotify gaat i.p.v. rechtstreeks naar uw correspondent. In uw ReadNotify-account kunt u nakijken wanneer uw mail geopend is.
Maak uw profiel aan om dit advies en vele andere adviezen te kunnen ontdekken.