Wij sommeren u ...
Als één van uw afnemers een factuur na het verstrijken van de betalingstermijn nog niet heeft betaald, kunt u één of twee betalingsherinneringen versturen. Als hij dan nóg niet betaalt, heeft een derde aanmaning weinig zin. Wat dan?
Aanmaningen. Blijft een factuur langer onbetaald dan de bedoeling is, dan is het belangrijk om hierop snel te reageren. Verstuur binnen een week na het overschrijden van de betalingstermijn een aanmaning, waarin u vriendelijk doch dringend verzoekt om de factuur alsnog te voldoen. Blijft een betaling uit, dan kunt u - bijvoorbeeld binnen veertien dagen - een tweede herinnering sturen. Hierin kunt u verwijzen naar uw eerste aanmaning en met klem aandringen op een snelle betaling.
Sommatie
Nog geen beweging? Als een debiteur na twee aanmaningen nog steeds niet betaalt, wordt het hoog tijd om de vordering uit handen te geven aan een incassobureau. Voordat het zover is, kunt u eerst nog een laatste waarschuwing versturen door de niet-betalende afnemer formeel ‘in gebreke te stellen’. In de praktijk spreken we dan van een sommatie.
Noodzakelijk. Het versturen van een sommatie leidt in de praktijk vaak tot het gewenste resultaat, aangezien uw afnemers er niet op zitten te wachten dat u een incassobureau inschakelt of direct naar de rechter stapt. Dit leidt voor hen namelijk tot hogere kosten. Een sommatie is echter niet alleen heel nuttig, maar juridisch ook noodzakelijk. Want hoewel het in de praktijk zelden zo ver komt, kunt u pas naar de rechter stappen als u uw afnemer in gebreke heeft gesteld.
Tip. Veel incassobureaus bieden de mogelijkheid om een sommatie op hun briefpapier te laten versturen. De kosten hiervan zijn meestal zeer gering en bovendien kunt u ervoor kiezen om uw afnemer hiervoor te laten opdraaien.
Wat zet u in uw sommatie?
Geef uw brief een naam. Bij het opstellen van een sommatie moet u er rekening meehouden dat de brief expliciet het woord ‘sommatie’ of ‘ingebrekestelling’ bevat. Als u dit vergeet, is er in juridische zin geen sprake van een sommatie.
Redelijke termijn. In een sommatie moet u uw wederpartij in de gelegenheid stellen binnen een redelijke termijn alsnog aan haar verplichting te voldoen. In de praktijk is het heel redelijk als u een afnemer tussen de acht en veertien dagen de tijd geeft om een factuur alsnog te betalen. Pas als de redelijke termijn verstreken is, is uw wederpartij officieel in verzuim. Tip. Geef duidelijk aan om welke factuur het gaat en welk bedrag nog openstaat. U kunt er ook voor kiezen om een kopiefactuur mee te sturen.
Dreigen. Het is raadzaam om duidelijk aan te geven dat u de vordering na het verstrijken van de redelijke termijn uit handen zult geven aan een incassobureau. Juridisch is belangrijk dat u helder meldt dat alle bijkomende kosten voor rekening van de debiteur komen. Tip. Neem in de brief alvast op hoe hoog deze extra kosten minimaal zullen zijn.
Aangetekende post. Het is verstandig om een sommatie per aangetekende post te versturen. Zet in uw brief dat u per gewone post een kopie verstuurt, en dóe dit ook. Weigert de geadresseerde de aangetekende brief in ontvangst te nemen, dan zal de rechter het aannemelijk vinden dat de brief die u per gewone post verzond, wél is aangekomen.
Een eenvoudig voorbeeld van een sommatie vindt u op onze Download Zone: http://tipsenadvies.indicator.nl (TA 15.19.03).
Maak uw profiel aan om dit advies en vele andere adviezen te kunnen ontdekken.