BEDRIJFSVOERING - 21.08.2009

Behoud het overzicht met een bedrijfsdashboard

Gebruik controlelampjes. Uw administratiekantoor moet in staat zijn u van tijd tot tijd gegevens uit de resultatenrekening te verschaffen. Maar alleen op basis van die cijfers uit het verleden, kunt u uw bedrijf niet sturen. Een bepaalde actie zal meestal pas na verloop van tijd resultaat opleveren, daarom is het belangrijk tijdig in te spelen op ontwikkelingen. Met een ‘bedrijfsdashboard’ bent u beter in staat uw bedrijf te sturen.

Een zgn. ‘bedrijfsdashboard’ houdt ook rekening met de actuele stand van zaken en verwachtingen over de nabije toekomst. Wij hebben de meest gebruikte indicatoren voor u op een rij gezet. Zie het als controlelampjes. Het is nuttig om regelmatig te checken of ze nog op groen staan.

Vijf veelgebruikte indicatoren

1. Orderportefeuille bewaken. In uw orderportefeuille zit de omzet die u in de nabije toekomst zeker zult maken. Vergelijk deze regelmatig met het verloop in het verleden, bepaal de verwachting voor de toekomst en overweeg zo nodig extra marketingactiviteiten.

2. Kostenbeheersing. Kostenbeheersing is natuurlijk altijd een aandachtspunt. Hoe verhouden uw werkelijke kosten zich tot de gebudgetteerde kosten?

Concentreer u op grote kostenposten die ook beïnvloedbaar zijn. Voorbeeld. Marketing kan bijvoorbeeld veel geld kosten en ook opleveren.Zijn al dezekosten rendabel of kunt u hierin besparen? Hoeveel korting geeft u per klant en wat is de winstbijdrage per klant eigenlijk? Tip. 20% van de klanten zorgt meestal voor 80% van de winst. Geef dus voldoende aandacht aan de juiste groep klanten.

3. Voortgang nieuwe projecten. Bent u bezig met projecten, die omzetverhoging of kostenverlaging moeten bewerkstelligen? Denk aan een nieuw product, een nieuw verkoopkanaal of een nieuw computersysteem. In welke fase van de realisatie bevinden de projecten zich en wat was de planning? Tip. Bepaal consequent wat de eventuele gevolgen zijn als de realisatie afwijkt van uw plan en stuur tijdig bij.

4. Personeelsontwikkeling. Uw medewerkers zijn meestal ook de grootste kostenpost. Wat zijn de ontwikkelingen in personeelsverloop, ziekteverzuim en de omzet (of productie) per werknemer? Houd dit regelmatig bij, zodat u negatieve ontwikkelingen snel signaleert en actie kunt ondernemen.

5. Kwaliteit van product en service. De aantrekkelijkheid en kwaliteit van uw producten en service bepalen uw omzet. Deze kunt u met marktonderzoek, maar vooral ook met interviews van klanten meten. Tip. Vraag uw klanten regelmatig om u een cijfer tussen 0 en 10 te geven. Als de klant bijv. een 7 geeft, vraagt u: “Wat (hadden) moeten we doen om een 10 te halen?” De kans is groot dat u dan hoort hoe u zich kunt verbeteren.

En wat doet u hier nu mee?

Als u het bedrijfsdashboard van tijd tot tijd, bijv. een keer per twee of drie maanden, update en doorneemt, kunt u bepalen wat u redelijkerwijs kunt verwachten en wat u in ongunstige situaties moet doen. Zo kunt u op basis van onderbouwde verwachtingen voor uzelf een actielijst met mogelijkheden maken, zoals meer/minder reclame maken, kosten besparen, producten afstoten, enz.