Dossiers weg, ruimt dat even lekker op!
Stel, in de loop der tijd zijn er al heel wat mensen werkzaam geweest in uw praktijk. Die administratie is er niet minder op geworden. Maar u wilt nu eens opschonen, want velen zijn allang niet meer bij u in dienst. Kan dat zomaar weg?
In een personeelsdossier zit alles wat betrekking heeft op het dienstverband tussen u en uw medewerker. Zolang de medewerker bij u in dienst is, zijn alle documenten van belang. Tip. Maar, vooral oudere dossiers zitten vol met verlofbriefjes, vakantieafspraken, concepten, dubbele kopietjes etc. Die ‘rommel’ kan er best uit! Of toch niet?
Uit dienst, wat eigenlijk bewaren?
Eén jaar. De medewerker gaat uit dienst: wat moet u bewaren? Een bewaartermijn van één jaar na uitdiensttreding geldt voor alle documenten die verband houden met de sollicitatie van de medewerker: de brief, het cv, een sollicitatieformulier, testen, een bewijs van goed gedrag, diploma’s, getuigschriften en referenties.
Twee jaar. Een bewaartermijn van twee jaar na uitdiensttreding kunt u aanhouden voor alle documenten uit het dossier die geen financiële gegevens bevatten en geen belang hebben voor de Belastingdienst: functionerings- en beoordelings-gesprekken, arbeidsovereenkomsten, alle correspondentie over functiewijzigingen en ontslag, een kopie getuigschrift, alle documenten betrekking hebbend op scholing en opleiding, alle documenten in het kader van ziekteverzuim en de Wet verbetering poortwachter (tenzij de werknemer ziek was bij uitdiensttreding)
Vijf jaar. Loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs: hiervoor geldt een bewaartermijn van vijf jaar na uitdiensttreding.
Voor de rest geldt zeven jaar
Heeft u ook voorgaande paperassen verwijderd dan blijven de documenten over met informatie over salaris en andere arbeidsvoorwaarden en de informatie over de burgerlijke staat van de werknemer. Deze gegevens mag u na zeven jaar verwijderen. Overigens geldt voor uw financiële administratie dezelfde termijn van zeven jaar, die gaat lopen op het moment dat de factuur wordt betaald of het contract eindigt.
Tip 1. Noteer bij uitdiensttreding op de buitenzijde van het dossier de ‘opschoondata’ en bewaar een kopie van dit artikel bij uw archief.
Tip 2. Ging uw assistente ziek of na een arbeidsconflict uit dienst? Dan raden we u aan het hele dossier te bewaren tot zeven jaar na de financiële afronding van het dienstverband. Dat geldt ook als uw assistente gedurende het dienstverband in aanraking is gekomen met schadelijke stoffen die gevolgen kunnen hebben voor de gezondheid.
Mag ik alles na zeven jaar vernietigen?
Persoonlijke gegevens van uw medewerkers die u niet meer nodig heeft dient u te vernietigen uit het oogpunt van privacybescherming. Maar zolang u de privacy tussentijds kunt garanderen, kunt u na zeven jaar alles in één keer vernietigen.
Tip. Een goede tussenoplossing is om na twee en na zeven jaar de dossiers te schonen. Check bij die gelegenheid meteen de kwaliteit van de overblijvende documenten en maak een kopie als u twijfelt: faxen, kassabonnen, etc. kunnen immers vergaan.
Voor alle zekerheid … Om de privacy te waarborgen kunt u het beste zelf alle documenten versnipperen en eventuele floppys, cd-roms of USB- sticks met informatie handmatig ook zelf vernietigen. Documenten die persoonlijke gegevens bevatten en die u op de computer heeft opgeslagen dient u te wissen.
Maak uw profiel aan om dit advies en vele andere adviezen te kunnen ontdekken.