REGLEMENTEN - 23.08.2010

Het personeelshandboek: hoe komt u eraan?

Een personeelshandboek nodig?

Als werkgever heeft u met allerlei regels, regelingen en richtlijnen te maken. Om overzicht te behouden, kunt u dit alles verzamelen in een personeelshandboek.

De voordelen. Een personeelshandboek geeft veel gemak. U bespaart tijd als de basale regelingen op schrift staan. Wijzingen hoeft u maar één keer op een centrale plaats aan te brengen. En ... u creëert duidelijkheid voor uw werknemers. U heeft bovendien een instrument in handen voor nieuwe werknemers of als er een probleem speelt.

De nadelen. Eigenlijk is er maar één nadeel aan een personeelshandboek: het kost tijd.

Wat staat erin?

Juridisch gezien is een personeelshandboek geen vereiste. Daarom kunt u het zo uitgebreid maken als u wilt en kunt zelf de vorm, indeling en de inhoud bepalen.

Download de checklist ‘Personeelshandboek’ van http://personeel.indicator.nl (PS 15.18.07).

Het opzetten van een handboek

Het maken van een personeelshandboek vraagt veel tijd. Gelukkig kunt u het opbouwen. Ga daarbij als volgt te werk.

1. Maak een korte versie. Verzamel alle bestaande regelingen en procedures. Van functiebeschrijvingen, beoordelingsformulieren, openingstijden, vakantieformulieren, enz. Kies voor de belangrijkste regelingen. Geef daar een samenvatting van en als er bijlagen zijn, doe die er dan bij. Tip. Is er een cao van toepassing? Voeg die dan toe.

2. Maak een basishandboek. De regelingen en arbeidsvoorwaarden zijn meer uitgewerkt. Tip. Zorg voor een inhoudsopgave en voor bijlagen van bijv. functioneringsgesprekken, vakantiekaarten, enz.

3. Maak de uitgebreide versie. Voeg alle (ongeschreven) huisregels en formulieren van alle regelingen toe. Dat is nog een hele klus.

Let op. Bij grotere bedrijven moet de personeelsvertegenwoordiging of de ondernemingsraad goedkeuring geven aan onderwerpen die worden toegevoegd of gewijzigd.

Nog een aantal tips

• Gebruik daarom een losbladige ringband. Zo kunt u het handboek aanvullen en actueel houden als de wet- en regelgeving verandert.

• Zet op iedere eerste pagina van een onderdeel de datum van aanpassing/toegevoeging.

• Houd uw cao zo veel mogelijk aan voor de juridische juistheid van regelingen.

• Vraag eventueel informatie aan collega-bedrijven of de brancheorganisatie. Dat geeft een beeld van hoe zij het doen en wat zij bieden aan werknemers.

Het handboek is klaar, en nu?

U kunt er voor kiezen iedere werknemer bij indiensttreding een kopie te geven. Praktischer is om op een centrale plaats een exemplaar ter inzage te leggen.

Tip. Wilt u dat de werknemer gebonden is aan alle regels uit het personeelshandboek? Leg dit dan nadrukkelijk vast in de arbeidsovereenkomst. Uw werknemer is dan niet automatisch gebonden aan eenzijdige aanpassingen.