In de e-mail stond dat ze van toepassing waren …

Uitreiken algemene voorwaarden

Met uw algemene voorwaarden regelt u een aantal onderwerpen, die u standaard in elke overeenkomst wilt toepassen zonder dat u daar telkens opnieuw over moet onderhandelen. Bijvoorbeeld de betalingstermijn of de verschuldigheid van buiten­gerechtelijke kosten. Wettelijk geldt dat u als gebruiker van algemene voorwaarden een redelijke mogelijkheid moet bieden om van uw voorwaarden kennis te nemen. Uitgangspunt is dat u uw contractspartner uw algemene voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst overhandigt. Dat is slechts anders als dat redelijkerwijs niet mogelijk is.

Elektronisch overhandigen?

Internet. Omdat er natuurlijk steeds meer overeenkomsten via mail of internet worden gesloten, is het niet altijd even goed mogelijk om uw algemene voorwaarden aan uw klant te overhandigen. Wat speelt daarbij?

Lezen, downloaden, printen. Sluit u een overeenkomst via mail of internet, dan is het voldoende als u uw algemene voorwaarden aan uw (poten­tiële) klant ter beschikking heeft gesteld vóór of bij het sluiten van de electronische overeenkomst. U dient uw voorwaarden op een dusdanige wijze ter beschikking te stellen zodat uw klant deze kan opslaan en deze later kan raadplegen. Uw klant moet ze dus kunnen lezen, downloaden en printen. Hoe doet u dat nu handig?

Bijlage. Het meest simpele is daarbij dat u een exemplaar van uw algemene voorwaarden als bijlage bij een e-mail met de offerte meestuurt. Of dat deze via een hyperlink aan een electronische bestelling worden toegevoegd. Dat bespaart u in ieder geval het nodige papierwerk.

Let op. Het enkel verwijzen naar de algemene voorwaarden op uw website is onvoldoende om de voorwaarden van toepassing te laten zijn. Van uw klant mag ook niet verwacht worden dat hij internet opgaat om actief naar uw voorwaarden te zoeken.

Ik stuur ze later wel ...

Het kan natuurlijk zijn dat u al mondeling of schriftelijk een overeenkomst heeft gesloten en heeft afgesproken dat u uw algemene voorwaarden zult nazenden. Ook dat kan per e-mail, maar alleen als uw klant ermee akkoord gaat dat u de algemene voorwaarden op deze manier verstrekt.

Zo lost u dat praktisch op

• Voeg bij iedere offerte die u per e-mail verstuurt een exemplaar van uw algemene voorwaarden als bijlage.
• Vermeld in de mail dat op al uw overeenkomsten uw algemene voorwaarden van toepassing zijn.
• Besluit uw bericht met het verzoek om instemming met het bovenstaande, voordat u tot levering zult overgaan en/of de werkzaamheden zal gaan verrichten.

Bewijs. U heeft dan in ieder geval bewijs als er later meningsverschillen of andere problemen ontstaan over de vraag of u wél of niet de algemene voorwaarden heeft verstrekt. U kunt dan immers eenvoudig de mail achterhalen en daarmee eenvoudig bewijzen op welk tijdstip u uw algemene voorwaarden heeft toegezonden. Zo staat u sterk in geval van een discussie.