SOFTWARE - COMPUTERBEHEER - 16.06.2011

Sneller uw bestanden ordenen

DropIt

Hopelijk heeft u voor uw bestanden een duidelijke mappenstructuur. U kunt daarnaast ook een gratis tool inschakelen, zoals DropIt (http://dropit.sourceforge.net). Dat is een bestands­manager die zich als een pictogram op uw bureaublad nestelt. Bestanden die u naar dit blauwe icoontje sleept, belanden automatisch in de gewenste map. Uiteraard moet u daarvoor eerst een aantal regels (‘patterns’) instellen. In de meest eenvoudige vorm kijkt zo’n regel gewoon naar de bestandsextensie: zo kunt u bv. gedown­loade mp3’s snel naar uw muziekfolder ver­plaatsen, maar u kunt evengoed een offerte die de naam van klant Janssens bevat met één sleepbeweging naar de Janssens-map sturen. Via een ‘exclude’-regel kunt u ook uit­zonderingen instellen. Tip. DropIt kan de weg­geplaatste bestanden optioneel zelfs automatisch comprimeren. Ook goed om te weten: u kunt deze tool ook via het snelmenu (rechtermuisknop) in Windows Verkenner aanspreken.

En uw e-mails?

U weet wel dat u ook in uw e-mailprogramma mappen kunt aanmaken waarin u uw e-mails onder­brengt. Het is ook perfect mogelijk om bepaalde e-mails automatisch in een specifieke map onder te brengen. Dat doet u bv. in Outlook via een ‘regel’ (via Extra; Regels en waarschuwingen): klik op de Nieuwe regel-tab en dan kunt u aangeven dat e-mails van bepaalde personen of met specifieke woorden in het onderwerp in een bepaalde map moeten terechtkomen. Ook via gekleurde ‘vlaggetjes’ kunt u het één en ander duidelijker maken in uw inbox of mappen. Klik hiervoor met de rechtermuisknop op een e-mail, kies Opvolgen en selecteer de gewenste kleur.

Tagwolf

Daarnaast kunt u ook een tool zoals Tagwolf (http://www.tagwolf.com) gebruiken. Deze add-in voor Outlook (2003, 2007 en 2010) voegt een ‘task pane’ toe aan uw e-mailprogramma. Als u een e-mail selecteert in uw inbox, stelt Tagwolf in die task pane hiervoor de meest relevante Outlook-mappen voor (op basis van de inhoud). Klikt u één van deze mapnamen aan, dan wordt de bewuste e-mail meteen naar die map verplaatst. Tagwolf leert bij op basis van hoe u bijstuurt. Bovendien herkent hij gelijkaardige e-mails, zodat u die gemakkelijker samen kunt ordenen in een map. Deze tool kan overweg met e-mails en folders in elke taal, maar toch leek het ons dat u de beste resultaten krijgt met Engelstalige correspondentie. Na 30 dagen gratis testen, kost deze tool € 49,95. Let op! Bij het downloaden gaf onze virusscanner een waar­schuwing. Toch bleek er uiteindelijk geen gevaar te zijn. Tip. Probeer ook de in een ander advies besproken add-on SimplyFile (http://www.techhit.com/SimplyFile/). Die vervult dezelfde taak, maar is goedkoper.

Op uw desktop

Is het vooral op uw desktop dat u orde wilt scheppen, dan verwijzen we graag naar enkele eerder vermelde tools. Met het gratis Toolbox (http://www.cylog.org/utilities/toolbox.jsp) ordent u bestan­den in aparte ‘panelen’ op uw desktop. Met een programma zoals VirtuaWin (http://virtuawin.sourceforge.net) maakt u meerdere bureaubladen om alles beter in te delen.