ZAKELIJK - WEBDIENSTEN - 24.04.2013

Zo traceert u wat er met uw documenten gebeurt

Als u een webtool zoals Google Drive (http://drive.google.com – de vervanger van Google Docs), Zoho Docs (http://docs.zoho.com) of Dropbox for Teams (http://www.dropbox.com/teams) gebruikt, dan kunt u daarmee documenten delen met bv. collega’s, maar u kunt ze ook bepaalde rechten toekennen (bv. alleen maar lezen of ook bewerken). Waar u echter meestal géén controle over heeft, is de verspreiding van uw documenten. Iedereen die zo’n bestand in handen heeft, kan het dus onbeperkt doorsturen naar anderen. En zo bestaat de kans dat een vertrouwelijk document in ver­keerde handen terechtkomt. Gelukkig bestaan er tools die het bestand traceerbaar maken.

DockTrackr

Met het vrij nieuwe DockTrackr (http://www.doctrackr.com) kunt u niet alleen bestanden delen en rechten toekennen aan bepaalde personen, maar de dienst biedt u ook een geavanceerde controle. Eerst moet u zich registreren. Dan kunt u het bewuste bestand uploaden. Ondersteunde formaten zijn o.a. pdf en de gebruikelijke Microsoft-formaten (zie het overzicht op https://doctrackr.zendesk.com/entries/21248376-currently-supported-file-types-and-readers).

Ontvangers. Vervolgens moet u het e-mailadres van de ontvanger ingeven. Als u daarna op de add email-knop klikt, dan kunt u achter het adres de rechten instellen: ‘view only’, ‘view & print’ of ‘edit & print’. U kunt eventueel nog meer personen toevoegen en eveneens hun rechten instellen. Als laatste stap moet u alles nog eens bevestigen. Pas daarna wordt het bewuste bestand geüpload en beveiligd en wordt een mail verstuurd naar de betrokken perso(o)n(en). Daarin kunnen ze door­klikken naar DockTrackr: wanneer ze zich daar registreren, kunnen ze het beveiligde document downloaden, bekijken en (naargelang van hun rechten) eventueel bewerken en afdrukken.

Controle. U kunt zelf op elk moment nagaan wie het document geopend geeft, hoelang dat geduurd heeft, of het gedeeld werd met iemand anders en of het uitgeprint werd. U kunt niet vermijden dat het bestand doorgestuurd wordt, maar u wéét het nu wel en u kunt op elk moment de rechten wijzigen (zodat het bv. niet langer beschikbaar is voor de ontvanger). Ter info: DockTrackr is gratis te gebruiken, maar op termijn komt er ook een te betalen formule.

Onehub

Ook interessant is Onehub (http://www.onehub.com): deze cloudtool laat u om het even welke bestanden van max. 2 GB uploaden naar uw persoon­lijke workspace. Die bestanden kunt u hier netjes ordenen in o.a. mappen. Vervolgens kunt u mensen uitnodigen en rechten (bv. ‘viewer’, ‘printer’, ‘downloader’, ...) instellen voor een bepaald bestand, een hele map of de volledige workspace. Met Onehub haalt u dus anderen naar uw beveiligde onlineworkspace, terwijl DockTrackr de beveiligde bestanden uitstuurt. U behoudt zelf op elk moment alle controle en u ziet wat er met een bepaald bestand gebeurd is. U kunt Onehub gedurende twee weken gratis uittesten, maar daar­na bent u aangewezen op een te betalen abonne­ment. De goedkoopste versie kost $ 29/ maand en biedt u 5 GB onlineruimte. De duurdere abonnementen geven u extra mogelijk­heden die volgens ons minder relevant zijn (kijk op https://onehub.com/pricing voor alle details).