PERSONEEL - 22.12.2014

Slim vergoeden woon-werkverkeer loont!

Reiskosten vergoeden? Stel, u wilt aan uw werknemer de reiskosten voor het woon-werkverkeer vergoeden. Daarbij kan het fiscaal nogal verschil maken hoe u een en ander in het vat giet. Hoe doet u dat zo slim mogelijk?

Woon-werkverkeer is zakelijk

Omdat de fiscus woon-werkverkeer nog steeds als zakelijk ziet, kunt u hiervoor een belastingvrije vergoeding verstrekken. Dit mag maximaal € 0,19/km zijn, maar u mag ook de werkelijke kosten vergoeden. Dit laatste kan bij gebruik van het openbaar vervoer soms voordeliger zijn. Dat is dit jaar ook zo onder de werkkostenregeling.

Zelf woon-werkverkeer betalen? Als werknemers zelf het woon-werkverkeer moeten betalen, kunnen ze een aftrek krijgen op het inkomen. Dit kan alleen als de werknemer gebruik maakt van het openbaar vervoer. Er geldt wel een aantal voorwaarden, zoals het aan moeten kunnen tonen dat met het openbaar vervoer is gereisd. Afhankelijk van het belastingtarief van de betreffende werknemer, levert de aftrek een inkomensvoordeel op. Dit is echter niet voldoende om de kosten van het openbaar vervoer te dekken.

Vaste vergoeding woon-werkverkeer

Als u een vaste kostenvergoeding voor het woon-werkverkeer verstrekt, beperkt u de administratieve rompslomp aanzienlijk. De fiscus hanteert hiervoor een tweetal methodes.

Methode 1. De eerste methode heeft betrekking op werknemers die minstens 36 weken per jaar naar een vaste werkplek reizen. U mag voor de vergoeding dan uitgaan van 214 dagen per jaar.

Methode 2. De andere methode is voor werknemers die niet altijd naar een vaste werkplek reizen. U mag dan toch een vaste vergoeding geven als minstens 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek wordt gereisd. Ook die vergoeding mag u baseren op 214 dagen.

Uw bedrijf is gevestigd in Amsterdam. Een werknemer woont in Rotterdam. Afstand enkele reis is 73 km. Hij voldoet aan de voorwaarden van een van beide methodes. Maximale vergoeding?

Werkelijke kosten vergoeden?

U kunt er ook voor kiezen de werkelijke kosten van het openbaar vervoer te vergoeden. Voor bovenvermelde situatie betaalt de werknemer voor een jaarkaart voor dit traject € 3.780,-. Wilt u een zo hoog mogelijke onbelaste vergoeding geven, dan kunt u dus beter de vergoeding van € 5.936,- geven die gebaseerd is op € 0,19/km. Reist de werknemer echter 1^e klas, dan kost de jaarkaart € 6.404,-. Dan kunt u beter die jaarkaart vergoeden.

Maatwerk. Ook onder de werkkostenregeling kunt u een beloning op maat met uw werknemers afspreken. Uiteraard moet u zich houden aan wettelijke verplichtingen, zoals het minimumloon en de cao. Het staat u vrij om individueel afspraken te maken over vrijgestelde vergoedingen, zoals voor reiskosten, vergoedingen die ten laste van de vrije ruimte komen onder de werkkostenregeling, zoals het meerdere van een autokostenvergoeding boven de € 0,19/km en normaal loon.