Hoe zit het nu met de cafetariaregeling?

Hoe zat dat ook alweer? De cafetariaregeling is een stelsel waarbij de werknemer zijn eigen loonbestanddelen mag kiezen en aanwijzen. Heeft een werknemer liever een fiets of een reiskostenvergoeding dan geld? De werkgever houdt dan brutoloon of verlof in en de werknemer krijgt in ruil daarvoor iets anders. Dat was met name vroeger interessant toen nog allerhande vergoedingen en verstrekkingen onbelast konden blijven.

Geschrapt na komst WKR. Met de WKR is een groot aantal van deze onbelaste vergoedingen en verstrekkingen geschrapt. Denk daarbij bijv. aan vakbondscontributie of de fiets van de zaak. Daarvoor in de plaats is er eindheffingsloon gekomen. Daarbinnen vallen de zogenaamde gerichte vrijstellingen (belastingvrij). Bovendien heeft elke werkgever in het eindheffingsloon een vrije ruimte gekregen van 1,2% van de fiscale loonsom (dat is het loon waarover loonbelasting wordt ingehouden). Ook vergoedingen en verstrekkingen die hier binnen vallen, blijven belastingvrij.

Besluit onlangs vernieuwd

Er is al jaren een Besluit over de fiscale voorwaarden voor toepassing van een cafetariaregeling. Dat is recentelijk aangepast aan de WKR, 26.07.2016 (BLKB2016 765M) . Wat zijn nu de voorwaarden voor het correct toepassen van een cafetariaregeling?

• Het moet een reële wijziging van de beloning zijn: een toekomstgerichte, structurele wijziging die leidt tot wezenlijke verschillen die doorwerken in inkomensafhankelijke regelingen. Hiermee wordt bedoeld dat het loon niet achteraf wordt omgekat naar onbelast loon, maar dat de keuze voor uitruil wordt gemaakt voordat de werknemer het recht heeft om dit loon op te eisen (dus niet achteraf uitruilen). Het oorspronkelijke (belastbare) loon wordt lager. Deze verlaging werkt ook door in de regelingen die afhankelijk zijn van het betreffende loon. Dat betekent dat pensioen, toeslagen en uitkeringen berekend worden over het verlaagde loon, tenzij er bijzondere afspraken zijn gemaakt.
• De regeling mag niet voorspelbaar nadelig zijn. Dat zal volgens het Besluit bijvoorbeeld het geval zijn wanneer een werknemer een vergoeding van € 90,- ontvangt voor vakliteratuur terwijl hij daarvoor € 100,- brutoloon inlevert.
• De uitruil en de gevolgen liggen schriftelijk vast in een aanvulling op de arbeidsovereenkomst.

Nog twee zaken van belang

Naast het Besluit is ook het volgende belangrijk:

1. Er mag geen brutoloon worden ingeruild voor gereedschappen, zakelijke mobiele communicatiemiddelen of voor dataverkeer. Deze zijn namelijk alleen belastingvrij voor zover deze noodzakelijk zijn voor het werk. Wanneer de werknemer hier zelf voor betaalt uit brutoloon, wordt dit aangemerkt als een bewijs dat de betreffende zaken in de ogen van de werkgever niet noodzakelijk zijn. De werkgever heeft er immers geen geld voor over.
2. In de WKR moet eindheffingsloon uitdrukkelijk worden aangewezen. Dat geldt ook voor eindheffingsloon in de vrije ruimte of de gerichte vrijstellingen die onder de cafetariaregeling vallen. Aanwijzen is vormvrij en kan bijvoorbeeld door een lijstje te maken met de titel ‘Eindheffingsloon’ en hierin alle gerichte vrijstellingen en loonvrije ruimte op te nemen.