Inkopen food & non-food en de invloed op uw winstmarge

Brutowinstmarge onder loep fiscus

De Belastingdienst is vooral bij de horeca zeer alert op afwijkende brutowinstmarges. U weet wel, dat percentage in uw jaarcijfers dat uitdrukt hoeveel procent brutowinst (van de omzet) u heeft gemaakt. Let op. Alle kosten die onterecht onder de groep ‘Inkopen’ terechtkomen, verlagen onnodig uw brutowinstmarge en kunnen dus vragen oproepen bij de Belastingdienst. Waar moet u op letten?

Inkopen vetten en oliën. Het is fiscaal toegestaan vetten en oliën niet in de reguliere keukeninkopen te boeken, maar onder een kostengroep ‘Oliën en vetten’ of ‘Bijproducten’. Zij dienen als het ware als een hulpmiddel (zoals water en gas dat ook zijn) om gerechten te bereiden. Let op. Vaak groeperen groothandels zelf reeds hun artikelen, maar dat wil niet zeggen dat die stroken met uw administratie. Zo vallen oliën en vetten bij hen vaak onder ‘Keuken’ of ‘Food’, terwijl ze daar juist in uw administratie niet onder thuishoren. Het zijn immers hulpgrondstoffen.

Verpakkingsmaterialen. Verpakkingsmaterialen, zoals vershoud- en aluminiumfolie, diepvrieszakken, e.d., horen thuis onder de kostengroep ‘Verpakkingsmaterialen of ‘Non-foodproducten’. Dit zijn weliswaar keukenkosten, maar die kosten vallen niet onder de inkoopwaarde (van de omzet).

Versiering en presentatie. Een andere groep kosten die u wellicht gebruikt voor uw keuken, bar of restaurant, is die van aankleding (servetten, placemats), garnering (strooisel), versiering (parapluutjes) of presentatie (pepermuntjes bij de uitgang). Let op. Eetbare garneringen komen automatisch terecht op de post ‘Inkoop keuken’. Zitten die kosten echter niet in uw kaartprijs verwerkt, dan leveren die kosten geen bijdrage aan de winstmarge. Sterker nog, ze verlagen uw winstmarge behoorlijk.

Alcoholica keuken. Ingekochte alcoholica die als ingrediënt dienen (in soepen, sauzen, desserts), horen ook niet thuis onder de groep ‘Inkoop dranken 21%’, maar onder de groep ‘Inkoop keuken’. Ze leveren immers geen met 21% btw belaste omzet op, maar met 9% btw belaste omzet keuken.

Weggeef. Bitterballen, e.d. die u inkoopt met als doel om uw gasten een borrelhapje van het huis aan te bieden, zijn verkoopkosten. Let op. Op de inkoopfactuur staat dit eveneens meestal gewoon onder de rubriek ‘Etenswaren’, ‘Food’ of ‘Keuken’.

Inkoopkosten. Vervoers-, transport- en leverancierskredietkosten horen niet thuis onder de post ‘Inkoop keuken’ of ‘Inkoop dranken’.

Bespreek dit met uw boekhouder

Dat u (of uw boekhouder) op de hoogte bent van margedrukkende kosten die niet in de reguliere inkopen thuishoren, is nog geen garantie dat de administratief medewerker die uw inkoopfacturen moet coderen en invoeren, dat ook zo doet. Tip 1. Zorg dat alle inkopen die geen invloed mogen uitoefenen op uw brutowinstmarge apart worden geboekt. Uw boekhouder (en diens medewerkers) kan vanuit de inkoopfacturen niet altijd beoordelen waar u die inkopen voor gemaakt heeft. De kans is dan groter dan zulke kosten onbedoeld onder een foute inkoopgroep geboekt worden. Tip 2. Schrijf zelf meteen op de factuur om welke kosten het gaat als u niet wilt dat die kosten in uw inkopen terechtkomen.