REISKOSTENVERGOEDING - 30.03.2020

Thuiswerken, wat met de reiskostenvergoeding?

Vanwege het coronavirus worden bedrijven opgeroepen om, waar dit kan, hun werknemers zo veel mogelijk thuis te laten werken. Hoe zit het dan met de onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer?

Declaratiebasis. Als uw werknemer zijn reiskosten voor het woon-werkverkeer maandelijks afzonderlijk declareert, wijzigt er uiteraard niets. Als uw werknemer nu immers thuiswerkt, heeft hij geen woon-werkverkeer en kan hij dus niets declareren.

Vaste reiskostenvergoeding

Vooraf bepaald. Ter voorkoming van onnodige administratieve lasten, hebben veel werkgevers gebruikgemaakt van de mogelijkheid om een vaste reiskostenvergoeding te verstrekken. Daarbij wordt vooraf het aantal dagen bepaald waarop er vermoedelijk op jaarbasis gereisd wordt tussen de woning van de werknemer en de vaste arbeidsplek. Aan de hand daarvan wordt er € 0,19 per kilometer berekend. Het aldus verkregen bedrag wordt dan naar evenredigheid maandelijks onbelast uitgekeerd. De op de loonstrook vermelde reiskostenvergoeding blijft zo maandelijks gelijk, zodat u niet langer de declaraties hoeft te beoordelen en administratief te verwerken, noch de salarisbetaling maandelijks hoeft te muteren.

Tijdelijk afwezig. Deze onbelaste reiskostenvergoeding wijzigt zelfs niet als er, incidenteel, op minder dagen door uw werknemer wordt gereisd. Dat kan bijv. zijn doordat uw werknemer verlof heeft opgenomen, er niet gereisd wordt vanwege feestdagen, maar ook bij afwezigheid vanwege tijdelijke ziekte.

Langdurig afwezig. Dat geldt echter niet als deze afwezigheid niet tijdelijk is, zoals het geval is bij afwezigheid vanwege langdurige ziekte, het opnemen van een sabbaticalperiode, opgenomen ouderschapsverlof, e.d., maar ook, mogelijkerwijze, ten gevolge van het ‘verplicht’ thuiswerken door de coronamaatregelen. Let op.  Nu het ernaar uitziet dat de coronamaatregelen lang gaan duren, moet u alert zijn op ongewenste gevolgen van het doorbetalen van de reiskostenvergoeding.

Tijdens de coronacrisis

Maart en april doorbetalen. Als uw werknemer door de coronacrisis langere tijd thuis moet blijven, mag u de vaste reiskostenvergoeding onbelast doorbetalen tijdens de lopende maand en de maand die daarop volgt (in de meeste gevallen maart en april). Daarna is er sprake van te belasten loon. Let op.  Komt uw werknemer daarna midden in de maand weer naar het werk, dan kunt u de reiskostenvergoeding onbelast pas in de daaropvolgende maand weer uitkeren.

Verplicht om vergoeding te betalen? Een veelgestelde vraag is of u verplicht bent om deze reiskostenvergoeding te betalen. Er wordt immers helemaal niet gereisd en zo bespaart u kosten. Daarvoor is allereerst relevant wat daarover is bepaald in een eventuele cao of de individuele arbeidsovereenkomst. Deze laatste kent meestal een bepaling dat bij bijzondere omstandigheden de werkgever bevoegd is eigenhandig de overeenkomst te wijzigen. Het coronavirus is zeker zo’n bijzondere omstandigheid. Overigens, nog los van een dergelijke bepaling in een individuele arbeidsovereenkomst, bent u, ingeval de cao of arbeidsovereenkomst niet anders bepaalt, niet verplicht om de vergoeding onbelast te blijven verstrekken, als er niet langer naar de werkplek wordt gereisd.

Wilt u niet korten?

Omzetten in andere tegemoetkoming? Als u de werknemer niet tekort wilt doen, is er dan eventueel een alternatief? Uw werknemer maakt bij het thuiswerken wellicht nu ook andere kosten. Denk aan het gebruik van de eigen computer, het internet, (mobiele) telefoon en elektriciteit. Wellicht kunt u ter voorkoming van onvrede bij de werknemer deze reiskostenvergoeding omzetten in een andere tegemoetkoming. Hierbij moet u dan uiteraard wel de fiscale voorwaarden in acht nemen.

Zorg dat doorbetaling van de onbelaste reiskostenvergoeding niet leidt tot belast loon. Kijk in de cao of de arbeidsovereenkomst wat hierover eventueel is bepaald. U bent anders niet verplicht om deze reiskostenvergoeding onbelast te blijven verstrekken.

Contactgegevens

Indicator BV | Schootense Dreef 31 | Postbus 794 | 5700 AT Helmond

Tel.: 0492 - 59 31 31 | Fax: 040 - 711 17 00

klantenservice@indicator.nl | www.indicator.nl

 

KvK-nummer: 17085336 | Btw-nummer: NL-803026468B01