APPARTEMENTSRECHTEN - 10.03.2020

Wat te doen bij vermoedens van fraude met VvE-gelden ?

Verduistering. Het komt best regelmatig voor: een bestuurslid van een Vereniging van Eigenaars (VvE) of de beheerder gaat er met het geld van de VvE vandoor. Dat kan best over een flink bedrag gaan, want VvE’s zijn verplicht een reservefonds aan te houden en te sparen voor groot onderhoud.

Voorkomen is beter dan genezen

Neem tijdig maatregelen. Als mensen de beschikking krijgen over veel geld, komt soms het slechtste in de mens naar boven. Gelukkig is er een aantal maatregelen die een VvE kan nemen om fraude te voorkomen.

• Zorg dat de bank- en spaarrekeningen op naam van de VvE staan en niet op naam van de VvE-beheerder.
• Als een professionele beheerder de geldzaken regelt, leg dan goed vast dat de VvE-beheerder alleen bevoegd is ten aanzien van de lopende rekeningen en niet ten aanzien van de spaarrekeningen, het liefst met het vereiste van een tweede handtekening van een bestuurslid.
• Voer ten behoeve van de bank- en spaarrekeningen een ‘driehandtekeningensysteem’ in. Laat drie bestuursleden tekenen om bij het geld te kunnen. Leg dit goed vast bij de bank.
• Schrijf de beperking van de bestuursleden (bijv. alleen gezamenlijk bevoegd ten aanzien van financiële activiteiten) in bij het Handelsregister, dan is het ook voor derden kenbaar dat dit systeem geldt en kan er niet achteraf gesteld worden dat ze hiervan niet op de hoogte waren.
• Laat een beheerder zich nooit inschrijven als bestuurslid in het Handelsregister. Is dit toch het geval, neem dan dezelfde beperkingen op, zoals hiervoor uitgelegd voor bestuursleden.
• Zorg ervoor dat het bestuur inzage heeft in het boekhoudpakket van de penningmeester of de VvE-beheerder. Zorg voor een goede back-up (en bewaar deze op een andere plaats), zodat de administratie van de VvE niet per ongeluk gewist kan worden.
• Beperk het contante betaalverkeer binnen de VvE of schaf dit helemaal af.

Samengevat. Zorg ervoor dat er gescheiden systemen zijn en dat er controle uitgeoefend kan worden. Geef niet alle bevoegdheden ten aanzien van het geld van de VvE aan één persoon.

Wat met vermoedens?

Stel, uw cliënt is eigenaar van een appartementsrecht en vraagt u wat hij moet doen bij het vermoeden van fraude. Zorg dan voor voldoende bewijs en dat uw cliënt toegang heeft tot de administratie. Zoek het uit en maak de vermoedens concreet. Doe zo nodig aangifte, zodat justitie strafrechtelijke acties kan ondernemen. Overweeg daarnaast een civiele actie om eventueel verduisterd geld terug te krijgen. Bezin u verder over de mogelijkheid om de bestuurder en/of de VvE-beheerder aansprakelijk te stellen voor de geleden schade door frauduleus of verkeerd handelen.

Ontevreden?

Weg met de bestuurder of beheerder. Wat als uw cliënt ontevreden is over de werkwijze van de VvE-beheerder of een bestuurslid van de VvE? We behandelen dit apart voor de VvE-beheerder en het bestuurslid van de VvE. Let op.  In sommige (onwenselijke) gevallen is de VvE-beheerder tevens bestuurslid van de VvE. Dan moeten beide acties worden uitgevoerd.

Onjuiste werkwijze bestuurslid

Ledenvergadering. Voor bestuursleden geldt dat de ledenvergadering een bestuurslid van de VvE kan schorsen of kan ontslaan. Adviseer uw cliënt een vergadering uit te schrijven en dit onderwerp ter stemming te brengen en de administratie bij het bestuur op te eisen. Tip.  Bij vermoedens van fraude kan de VvE dit zo nodig ook via de rechter in kort geding afdwingen.

Decharge bestuurslid. Vaak wil een bestuurslid in de VvE-vergadering decharge voor zijn werkzaamheden over het afgelopen jaar of bij zijn aftreden.

Fraude, dan geen decharge. Bij vermoedens van fraude kan aan het desbetreffende bestuurslid beter geen decharge verleend worden. Decharge is een vorm van goedkeuring. Door de decharge worden bestuurders ontlast van aansprakelijkheid voor het gevoerde (financiële) beleid. Decharge wordt in een VvE verleend door de VvE-vergadering met een gewone meerderheid van stemmen.

Alleen voor het bestuur. Decharge geldt alleen voor het VvE-bestuur en kan niet worden verleend aan partijen met wie er een contractuele relatie bestaat, zoals een VvE-beheerder. Als blijkt dat de beheerder handelingen heeft verricht waartoe hij niet bevoegd was en de VvE daardoor schade heeft geleden, dan is de beheerder daarvoor aansprakelijk (ongeacht of er decharge - wat voor die handelingen dus eigenlijk niet kan - is verleend). Let op.  De VvE moet zo snel mogelijk de beheerder aansprakelijk stellen. Er geldt hiervoor een verjaringstermijn van vijf jaar.

Decharge voor beleid. De vergadering verleent decharge voor het beleid van het bestuur op basis van de feiten die bekend zijn. De decharge wordt dan gebaseerd op de gepresenteerde jaarstukken en de toelichting daarop van de VvE. Als er decharge wordt verleend, is dat alleen voor de feiten die bij de vergadering bekend zijn of bekend zouden moeten zijn. Als later blijkt dat het bestuur handelingen heeft verricht waartoe zij niet bevoegd was, dan geldt de decharge hiervoor niet: het bestuur blijft hiervoor aansprakelijk. Let op.  Als de vergadering de jaarstukken goedkeurt, wordt er impliciet ook decharge verleend over het financiële beleid. Decharge kan ook expliciet verleend worden, dan moet het als agendapunt worden opgenomen in de vergadering.

Onjuiste werkwijze VvE-beheerder

Opzegging overeenkomst. Voor een VvE-beheerder gelden er andere regels. Bij een onjuiste werkwijze moet de overeenkomst van opdracht die de VvE met de beheerder heeft gesloten, beëindigd worden. Kijk in de overeenkomst hoe dat moet.

Stappenplan

Indien uw cliënt als bestuurslid geconfronteerd wordt met ondermaats VvE-beheer, kunt u hem de hiernavolgende vijf stappen adviseren.

1. Verzamel de klachten en onderbouw deze met concrete documentatie. Als men alleen maar ‘niet tevreden’ is zonder duidelijkheid over het waarom, zal er niets veranderen.
2. Geef de VvE-beheerder de kans om het beter te doen. Tip.  Geef duidelijk aan wat de klachten zijn en leg meetbare afspraken vast om het beheer te verbeteren.
3. Controleer wat de contractuele mogelijkheden zijn om het contract op te zeggen en bereid een alternatief voor. Tip.  Zorg dat het duidelijk is binnen welke termijn er een nieuwe beheerder kan worden aangesteld en zorg voor alternatieven.
4. Zorg dat er draagvlak is binnen de VvE. Het overstappen naar een nieuwe beheerder is een grote beslissing. Informeer de VvE-leden uitgebreid, zodat zij weten wat er speelt.
5. Stel tijdens een VvE-vergadering voor om de overeenkomst te beëindigen en een nieuwe beheerder aan te stellen. Tip.  Pak snel door en stem in dezelfde vergadering, of kort daarna, over het alternatief.

Een voorbeeld Opzeggingsbrief VvE-beheerder vindt u op http://tipsenadvies-vastgoed.nl/download (VG 24.04.10).

Toch naar de rechter? Mocht een VvE-lid met een meerderheidsstem de besluitvorming tijdens de VvE-vergadering blokkeren, dan is het mogelijk om binnen één maand na de vergadering naar de kantonrechter te stappen.

Niet vergeten. Stel namens de VvE de beheerder dan wel het bestuurslid zo nodig aansprakelijk. Vorder terug wat hij of zij onterecht heeft ontvangen. Doe aangifte van de fraude.