CONTROLE - 23.01.2023

En dan ... staat de arbeidsinspectie voor de deur

De Nederlandse Arbeidsinspectie controleert of bedrijven zich houden aan verschillende wetten op het terrein van arbeid. Deze hoeft een inspectie niet van tevoren aan te kondigen, dus kan het zijn dat deze zomaar voor uw deur staat. Wat dan?

Wat doet de arbeidsinspectie?

Controle en opsporing. De Nederlandse Arbeidsinspectie (kortweg de NLA) controleert of werkgevers en werknemers zich houden aan de verschillende wetten en regels die gelden voor arbeid. Ook spoort deze, samen met het Openbaar Ministerie (OM), fraude en georganiseerde criminaliteit op.

Toezicht. De NLA houdt toezicht op onder andere de volgende wetten: de Wet arbeid vreemdelingen, de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag, de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (zoals uitzendbureaus), de Arbeidsomstandighedenwet en de Arbeidstijdenwet. Ook onderzoekt de NLA ongevallen op de werkvloer.

Controle. De NLA probeert haar schaarse middelen gericht in te zetten op sectoren waar zich volgens haar de meest hardnekkige problemen voordoen en waar dus het effect van controles het grootst zou moeten zijn. De NLA heeft voor verschillende sectoren gerichte programma’s ontwikkeld, bijv. voor de bouw, detailhandel, horeca, land- en tuinbouw, metaal, schoonmaak en zorg en welzijn.

Hoe verloopt een inspectiebezoek?

Meestal zonder aankondiging. De NLA mag inspecties uitvoeren zonder deze van tevoren aan te kondigen. Om in uw bedrijf onderzoek te doen, hoeft de inspecteur dus geen toestemming te vragen en hij mag dan ook zonder uw toestemming het bedrijf binnengaan. De gedachte is dat de inspecteur op deze manier direct kan zien of er in uw bedrijf veilig en gezond wordt gewerkt.

Soms aangekondigd. Als de NLA vindt dat u als werkgever bepaalde zaken moet voorbereiden om het bezoek vlotjes te laten verlopen, kan deze het bezoek aankondigen. Denk aan de situatie dat bepaalde technische deskundigheid noodzakelijk is voor het onderzoek.

Hoelang duurt zo’n onderzoek? Als de inspecteur vaststelt dat alles in orde is, hoeft een bezoek niet lang te duren. Maar als de inspecteur wel overtredingen signaleert, zal een bezoek langer duren of, in woorden van de NLA: zo lang als nodig is.

Zelfinspectie. Veel werkgevers hebben moeite om de arbozorg te integreren in hun bedrijfsbeleid. De NLA biedt daarom een zelfinspectietool ( https://www.zelfinspectie.nl ) aan, waarmee u als werkgever makkelijk een helder overzicht kunt krijgen van uw arbobeleid en de acties die u kunt ondernemen om de arbeidsomstandigheden op orde te krijgen. Tip.  Op de website van het arboportaal vindt u veel informatie over gezond en veilig werken en de eisen waaraan u als werkgever moet voldoen, zoals de RI&E ( https://www.arboportaal.nl ).

Tips om een bezoek goed door te komen

Blijf vriendelijk. Het is een open deur, maar we noemen het toch: blijf vriendelijk en geduldig. Stel u coöperatief op. Een bezoek van de inspecteur van de NLA komt natuurlijk nooit uit, maar verloopt sneller en prettiger als u vriendelijk en coöperatief bent.

Vraag naar legitimatie. De inspecteur moet zich bij een bezoek direct legitimeren. Normaal gesproken zal hij dit uit zichzelf doen, maar anders moet u daar zelf naar vragen. Een inspecteur kan zich legitimeren met een fysiek legitimatiebewijs van de NLA, maar ook met een digitaal legitimatiebewijs. Op de website van de NLA kunt u controleren hoe een legitimatiebewijs eruit moet zien ( https://www.nlarbeidsinspectie.nl/nederlandse-arbeidsinspectie/een-inspectiebezoek/methode-tijdens-bedrijfsbezoek ). Tip. Aarzel niet om naar het legitimatiebewijs te vragen of om de juistheid te controleren.

Vraag naar het waarom. Vraag naar de aanleiding van het onderzoek. Is het een ‘standaard’ onderzoek of is er een specifieke reden? Vraag naar een eventuele machtiging of vordering als sprake is van een onderzoek in het kader van opsporing, bijvoorbeeld in het kader van een strafrechtelijk onderzoek, bijvoorbeeld naar fraude.

Ga voor zekerheid. Geef alleen antwoord als u 100% zeker bent van het antwoord op de vraag. Bent u niet zeker van het antwoord, zeg dan dat u het uitzoekt en er later op terugkomt. Tip. Noteer deze vragen direct, zodat u weet welke dingen u nog uit moet zoeken. Geef de inspecteur direct antwoord zodra u het heeft uitgezocht.

Wees terughoudend. Veel werkgevers zijn trots op hun bedrijf en vertellen er graag honderduit over. Toch is het verstandig tijdens een bezoek van de NLA terughoudend te zijn en alleen informatie te geven als daar om wordt gevraagd.

Bescherm privacy van derden. Zorg dat u gevoelige informatie van werknemers, klanten en opdrachtgevers gescheiden (en liefst versleuteld) opbergt. Geef alleen informatie mee waar gericht om is gevraagd.

Schakel hulp in. Voelt u zich niet zeker, worden er spullen in beslag genomen of worden sancties of maatregelen opgelegd? Neem dan contact op met een expert of juridisch adviseur. Tip.  Vaak kan uw brancheorganisatie u ook helpen, informeer daarnaar. Als u lid bent, scheelt dat in de kosten.

Benoem een contactpersoon. Zorg dat er binnen uw bedrijf één contactpersoon (met kennis van zaken) is die de inspecteur begeleidt en vragen beantwoordt.

Maak een verslag. Maak tijdens het bezoek aantekeningen van wat er wordt gedaan en gezegd. Zo liggen zaken vast, bijv. als de inspecteur aangeeft dat zaken moeten wordt aangepakt. U kunt daar dan eventueel meteen mee aan de slag. Spreek met de inspecteur af hoe en wanneer u zaken oppakt.

Informeer naar het vervolg. Ook de inspecteur zal een verslag maken met zijn bevindingen, aanbevelingen en eventuele sancties. Vraag op welke termijn u deze kunt verwachten.

Goed opbergen is snel vinden. Zorg dat u belangrijke documenten, zoals arbeidsovereenkomsten, verzuimbeleid en RI&E, snel kunt vinden. Tip.  Berg deze documenten op een vaste plek op.

Or of pvt. De ondernemingsraad (or) OR of personeelsvertegenwoordiging (pvt) heeft het recht de inspecteur te vergezellen. Spreek op voorhand af wie dat zal zijn.

Wat kunnen de gevolgen zijn?

Handhaving bij overtredingen. Wanneer een werkgever (of werknemer) de arbeidsregels overtreedt, zal de inspecteur handhavend optreden. Dat doet de NLA met een combinatie van sancties, zoals waarschuwingen en boetes, maar ook stilleggingen. Deze laatste sanctie wordt opgelegd als er sprake is van ernstig gevaar voor de veiligheid of gezondheid van personen.

Ook een preventieve werking. Sancties zijn bedoeld om zo snel mogelijk een einde te maken aan een overtreding. Omdat een sanctie ook forse financiële gevolgen kan hebben, heeft dit ook een preventieve werking.

Schriftelijke bevestiging. De NLA bevestigt altijd schriftelijk welke sancties er worden opgelegd en welke maatregelen er genomen moeten worden en binnen welke termijn de overtreding moet zijn beëindigd.

Controle via steekproeven. Er wordt via steekproeven gecontroleerd of de vereiste maatregelen zijn getroffen. Indien dat niet is gebeurd, volgen er zwaardere sancties.

Boete. Als de inspecteur een boete oplegt, kunt u binnen zes weken bezwaar maken.

Stel u tijdens een bezoek van de Nederlandse Arbeidsinspectie coöperatief en voorkomend op. Informeer naar de reden van het bezoek en controleer de legitimatie van de inspecteur. Laat de inspecteur begeleiden door een contactpersoon. Beantwoord vragen alleen als u het antwoord zeker weet. Vraag anders tijd om erop terug te komen.

Contactgegevens

Indicator BV | Schootense Dreef 31 | Postbus 794 | 5700 AT Helmond

Tel.: 0492 - 59 31 31 | Fax: 040 - 711 17 00

klantenservice@indicator.nl | www.indicator.nl

 

KvK-nummer: 17085336 | Btw-nummer: NL-803026468B01