Hoe laat u anderen een afspraak boeken in uw agenda?
Stel, u heeft in uw bedrijf een aantal vrije stageplaatsen en u wilt kandidaten de kans geven om zich kort te komen voorstellen. U voorziet daarvoor twee namiddagen: 19 en 20 november. Via de website en Facebookpagina van uw zaak maakt u dit nieuws bekend. Maar om nu te vermijden dat alle kandidaten op hetzelfde moment zouden langskomen, stelt u een afspraakschema op. Het zou dan handig zijn als de gegadigden daarin zelf een moment konden vastleggen.
Google Agenda
Google Agenda ( https://calendar.google.com ) biedt u de mogelijkheid om de kandidaat-stagiairs eigenhandig een geschikt gespreksmoment te laten vastleggen in uw agenda. Let op. Deze optie is helaas niet beschikbaar voor iedereen, omdat het in principe deel uitmaakt van een betaald Google Workspace-abonnement (zie https://support.google.com/calendar/answer/11608416 voor alle details).
Stap 1. Het is aan te raden om voor deze voorstelronde een nieuwe agenda in Google Agenda aan te maken. Zo behoudt u immers een beter overzicht. Dat doet u door in de linkerkolom naast Other calendars op het plusteken te klikken en de optie Create new calendar te kiezen. Geef de nieuwe agenda bijv. de naam ‘Voorstelronde stagiairs’.
Stap 2. In deze nieuwe agenda kunt u dan het eerste beschikbare moment aanduiden (bijv. 19 november, tussen 14.00 en 17.00 uur). In het venster dat zich daarbij opent, ziet u bovenaan de optie Appointment schedule (in het Nederlands: Afspraakschema ). Klikt u daarop, dan moet u ook daarvoor een naam ingeven (dat mag opnieuw bijv. ‘Voorstronde stagiairs’ zijn).
Stap 3. Vervolgens kunt u de Appointment duration instellen om aan te geven hoelang een individueel gesprek zal duren (bijv. 15 minuten per kandidaat). Let op. Onder General availability staat standaard de optie Repeat weekly geactiveerd. Verander deze in Does not repeat . U ziet het door u aangeduide beschikbare tijdsblok (19 november). Het tweede tijdsblok (20 november) voegt u manueel toe via Add date .
Stap 4. Na een klik op de Next -knop krijgt u nog allerlei extra mogelijkheden, onder andere een beschrijving, afdeelding en locatie toevoegen, een boekingsformulier opstellen waarin de kandidaten bepaalde informatie (bijv. naam, e-mailadres, telefoonnummer, etc.) kunnen of moeten invullen, notificaties en herinneringen instellen, enz. U bewaart alles via de Save -knop, maar uiteraard blijven aanpassingen achteraf mogelijk.
Stap 5. Via het nieuwe venster kunt u de boekingspagina nog even checken en dan kunt u deze delen via de Share -knop. Daarin kunnen de kandidaat-stagiairs dan zelf een moment aanduiden in een tijdslot dat nog vrij is. Google Agenda houdt u op de hoogte en waakt erover dat er geen dubbele boekingen gebeuren.
Gmail
Ook Gmail ( https://www.gmail.com ) helpt u om afspraken in te plannen. Wanneer u hier een nieuwe e-mail opstelt, kunt u via de drie verticale puntjes onderaan ( More options ) de optie Set up a time to meet ; Offer times you’re free selecteren. Daarmee wordt uw Google Agenda geopend in de rechterbalk en daarin kunt u dan vrije momenten (inclusief de duurtijd van de afspraak) aanduiden. De ontvanger van uw e-mail kan daarin zelf het gewenste tijdstip kiezen.
Maak uw profiel aan om dit advies en vele andere adviezen te kunnen ontdekken.