ICT - 07.03.2024

Komen verzonden e-mails nog wel aan?

Wat speelt er hier? De e-mailboxen lopen over de van de spamberichten. Om het spammers en criminelen moeilijker te maken, hebben Google en Yahoo onlangs de regels voor het versturen van e-mail aangescherpt. Als er vanaf een server 5.000 e-mails of meer worden verstuurd, dan kan het voorkomen dat deze niet meer aankomen. Tip.  Dus geen paniek, maar het is wel belangrijk dat u alles goed geregeld heeft, want u wilt niet dat kwaadwillenden via uw e-mailadres gaan spammen.

Uw domeinnaam. Het kan ook spelen als er met uw domeinnaam (…@uwbedrijf.nl) vanuit een softwarepakket wordt ge-e-maild. Denk aan een boekhoudpakket om facturen te versturen of aan Mailchimp om uw nieuwsbrief te versturen. Let op 1.  Vooralsnog geldt dit alleen als er naar een Google- (Gmail) of Yahoo-account wordt ge-e-maild, maar de kans is groot dat andere e-mailproviders volgen. Let op 2.  Onderschat het niet, want bij veel zakelijke accounts is dit niet goed geregeld.

Hoe zit dat? We moeten een klein beetje technisch worden om uit te leggen wat er aan de hand is en dat u weet wat er moet gebeuren. Een DNS-server is een server op het internet waar gegevens over uw domein staan opgeslagen. Zo weet ‘het internet’ waar bijv. uw website te vinden is (er wordt een koppeling gemaakt tussen de domeinnaam het IP-adres). Op deze DNS-server staan beveiligingsinstellingen in het zogenaamde SPF- en DKIM-record. In het DMARC-record moeten deze beveiligingen worden gevalideerd: “als deze e-mail niet voldoet aan SPF- en DKIM-record dan …”. Google en Yahoo hebben nu besloten dat het DMARC-record moet zijn ingevuld, anders wordt de e-mail als spam gezien.

Wat nu te doen? U moet checken of die records goed in uw DNS-configuratie zijn ingesteld. Dat kunt u doen door in te loggen bij uw hostingprovider, maar hoogstwaarschijnlijk wilt u dat uw ICT- of websitebeheerder laten doen. Tip.  Test met https://www.mail-tester.com of uw instellingen goed staan. U krijgt dan een technisch rapport dat u aan uw ICT- of websitebeheerder kunt voorleggen. Geef dan ook door als u met softwarepakketten werkt, waarvandaan met uw domeinnaam wordt ge-e-maild.

Technische informatie en ondersteuning betreffende DMARC-instellingen vindt u op https://www.tipsenadvies.nl , Download Zone, jaargang 31, nr. 3.