INCASSO - 30.11.2017

Debiteurenadministratie op orde in uw voordeel

Debiteurenbeheer. Het goed bijwerken van de debiteurenadministratie zorgt voor directe actuele informatie over betalingen van klanten. Regelmatig raadplegen van de lijst ‘openstaande betalingen’ voorkomt dat u de grip op uw debiteuren verliest.

Algemene voorwaarden (AV). De betaaltermijn van de te verzenden facturen moet u opnemen in uw AV. Verwijs in de offerte/opdrachtbevestiging naar het betreffende artikel in uw AV. Als u geen AV hanteert of er is geen artikel over de betaaltermijn opgenomen, is vermelding van de betaaltermijn in de offerte/opdrachtbevestiging noodzakelijk.

Bedrijven onderling. De wet zegt (art. 6:119a BW) dat tenzij partijen een andere betaaltermijn overeenkomen, facturen binnen 30 dagen na factuurdatum voldaan moeten zijn.

Betaaltermijn particulieren. Voor het uitvoeren van opdrachten aan consumenten/particulieren geldt geen wettelijke betaaltermijn. Bepaal zelf welke betaaltermijn u hanteert. Gebruikelijk is een betaaltermijn van 14 dagen na factuurdatum. Langer of korter mag ook.

Hoe werkt een strak debiteurenbeheer?

1. Tekenen opdrachten. Goed debiteurenbeheer valt of staat met het consequent voor akkoord laten tekenen door klanten voor opdrachten, meer- en minderwerk en regiewerk. Zorg ervoor dat u juridisch gezien de zaak dichttimmert.
2. Factureren. Hanteer als vaste regel dat u factureert volgens de door uzelf gestelde voorwaarden. Dus bij een langlopende opdracht factureren volgens de opgenomen betalingsregeling (deze kan per contract afwijken), bij regiewerk bijv. eens per 14 dagen en bij klein werk direct nadat het werk klaar is.
3. Datum. Let erop dat u op de factuur altijd de datum van aanmaak vermeldt.
4. Betaaltermijn. Vermeld ook op facturen wat de betaaltermijn is. Liefst ook nog met de uiterste betaaldatum erbij. Die kan dus verschillen voor bedrijven en particulieren.
5. Betalingen. Raadpleeg zo mogelijk dagelijks de bankrekening op betalingen van klanten.
6. Verwerken. Maak er een gewoonte van om direct de facturen en de betalingen in te boeken, waardoor u de stand van de openstaande facturen actueel heeft. Als u het verwerken van de administratie heeft uitbesteed, moet u zo snel mogelijk de gegevens aanleveren en afspreken dat u bijv. iedere twee weken een overzicht van de openstaande facturen krijgt.
7. Innen kleine opdrachten. Betalingen van kleine opdrachten van enkele uren of een dag zou versneld kunnen als u de beschikking heeft over een mobiel pinapparaat. Raadpleeg uw bank hierover. Meld vooraf aan de klant dat u die opdrachten op die manier afrekent.
8. Opdrachtbon. Voor dat kleine werk moet u gebruikmaken van een opdrachtbon die u ter plaatse invult en waarop uren en materialen staan vermeld. Laat de klant de opdrachtbon tekenen. Vermeld bij pinbetaling dat er voldaan is.
9. Wanbetalers. Communiceren (nabellen, e-mails, enz.) met de klant, ook als het om een niet-gedane betaling gaat, is belangrijk. Krijgt u te maken met echte wanbetalers, start dan een incassoprocedure. Volg voor het berekenen van buitengerechtelijke incassokosten de staffel.

Download de staffel ‘Buitengerechtelijke incassokosten’ van http://tipsenadvies-bouw.nl/download (BW 20.07.04).