PERSONEEL - 30.11.2017

Wat goed vastleggen bij een auto van de zaak?

Bij het ter beschikking stellen van een auto zal dit meestal zijn omdat uw werknemer de auto nodig heeft voor het vervullen van zijn werk voor uw bouwbedrijf. Vaak mag een werknemer de auto ook privé gebruiken, maar het kan ook zijn dat u dit niet wilt. Bij het ter beschikking stellen van een auto is het raadzaam dit schriftelijk vast te leggen in een ‘Overeenkomst terbeschikkingstelling (lease)auto aan werknemer’.

Download het model ‘Verbodsbepaling privégebruik auto van de zaak’ van http://tipsenadvies-bouw.nl/download (BW 20.07.06).

Wordt de auto in strijd met de afspraken toch privé gebruikt, dan kan dat een geldige reden voor ontslag opleveren. Als de werknemer ernstig verwijtbaar heeft gehandeld, hoeft u de transitievergoeding niet te betalen.

Wat verder goed vastleggen?

Het is raadzaam om in zo’n overeenkomst het volgende op te nemen:

• De gegevens van de auto (merk, type, kenteken en waarde van de leaseauto incl. btw en bpm).
• Afspraak over verrekening van een eventueel duurdere auto dan wat de norm is voor de functie.
• Wat is de afspraak als de medewerker (langdurig) ziek wordt?
• Mag de werknemer accessoires aanbrengen?
• Is privégebruik wel of niet toegestaan?
• Een eventuele verklaring geen privégebruik.
• De eventuele vergoeding voor het privégebruik.
• Mogen de partner en kinderen in de auto rijden?
• Wat te doen met buitenlandse (brandstof)kosten?
• Hoe wordt er omgegaan met de kosten voor de autowasstraat en het parkeergeld?
• Hoe is het onderhoud geregeld?
• Wat is het eigen risico bij schade?
• Boetes (inhouding op nettoloon werknemer).
• Gebruik van de auto door andere medewerkers.
• Mag een medewerker roken in de auto?

Wat moet u nog meer weten?

Welke auto? Vaak mogen medewerkers in een bepaalde functie een auto uitzoeken met een bepaalde waarde. Soms is het mogelijk een duurdere auto en/of opties te kiezen. De verrekening van deze extra kosten door een eigen bijdrage van de werknemer kunt u in de overeenkomst opnemen.

Regeling bij ziekte. Vaak wordt er opgenomen dat een werknemer na een vastgestelde periode ziekte of schorsing de auto (op het eerste verzoek van de werkgever) moet inleveren. De werkgever zou de auto dan kunnen laten gebruiken door een vervanger. Het privégebruik vertegenwoordigt een bepaalde waarde. Dit betekent dat het gebruikelijk is dat de werknemer bij het (tijdelijk) beëindigen van de terbeschikkingstelling een vergoeding ontvangt, bijvoorbeeld ter grootte van de bijtelling van het privégebruik.

Accessoires. In de overeenkomst kunt u opnemen dat een medewerker alleen accessoires aan mag brengen als ze geen schade toebrengen.

Gebruik. Het is raadzaam om op te nemen of de partner en/of kinderen in de auto mogen rijden. Als ze in de auto mogen rijden, moet u checken of de autoverzekering dit toestaat. Een regelmatig terugkerend punt van discussie is het gebruik van de auto tijdens vakanties. Het is raadzaam dit goed vast te leggen. Een optie is om de brandstof in het buitenland niet te vergoeden.