PERSONEEL - 26.04.2023

Spelregels voor inzage in de e-mailbox bij tijdelijke afwezigheid van de werknemer

Soms kan het niet anders

Noodzakelijk. U kunt als werkgever niet altijd voorkomen dat u inzage nodig heeft in de e-mailbox van een werknemer, bijv. als de werknemer op vakantie is of ziek is. Er kunnen in deze periode immers belangrijke e-mails binnenkomen die echt niet kunnen wachten.

Out of office-bericht. Het kan zijn dat uw medewerker een out of office-bericht heeft ingesteld. Let hierbij op dat er wel verwezen wordt naar een andere collega in geval van spoedeisende zaken die niet kunnen wachten. Dit is wel zo makkelijk, want dan hoeft u in principe niets te doen.

Toestemming. Uw werknemer kan van tevoren ermee instemmen dat u af en toe in de e-mailbox kijkt. Afhankelijk van diens functie, kan ook een collega de inbox tijdelijk waarnemen, zodat er geen zaken blijven liggen. Dit is met name zinvol bij langdurige ziekte.

Voor meer informatie over e-mailboxen controleren, ga naar https://www.tipsenadvies.nl , Download Zone, jaargang 29, nr. 4.

Kwestie van privacy

Het privacybelang. Als er van tevoren niets is afgesproken en u wilt wel graag inzage hebben in de inbox, dan mag dit niet zomaar. Uw werknemers hebben namelijk recht op privacy onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), welke in beginsel zwaarder weegt dan uw bedrijfsbelang. Wat zijn dan de mogelijkheden?

Wat is een dringend bedrijfsbelang? Van een dringend bedrijfsbelang is sprake als bijv. een werknemer ziek is en er komt een bericht binnen met een groot zakelijk belang, bijv. een grote order of een klacht die met spoed moet worden opgepakt. Het moet hierbij gaan om een gegronde reden en deze moet zwaarder wegen dan het privacybelang van uw werknemer. Let op.  De inzage moet noodzakelijk zijn voor het uiteindelijke doel en mag dus ook niet verder gaan dan dat doel. Uw inzagerecht is dus beperkt.

Waar rekening mee houden?

Spelregels. Er zijn nog een aantal regels waaraan u zich dient te houden. Zo moet u vooraf wel uw werknemers hebben geïnformeerd dat u de e-mailbox kunt controleren in het geval van afwezigheid van uw werknemers. Dit kunt u doen via een interne bedrijfsregeling ofwel een internetprotocol.

Privé versus zakelijk. De werknemer mag de zakelijke e-mails ook gebruiken voor privégebruik. U mag als werkgever niet in deze privé-e-mails duiken. Uw interne regeling kan aangeven dat de werknemers hun privégebruik van de zakelijke e-mails moeten beperken of de privé-e-mails in een separate map zetten. Dat maakt het wat gemakkelijker voor u om het onderscheid te zien, als u in de zakelijke e-mail moet kijken.

Andere maatregelen. Als er andere maatregelen mogelijk zijn die minder ingrijpend zijn, dan moet u daarvan gebruikmaken. Het kan namelijk zijn dat er nog iemand anders binnen uw organisatie is gekopieerd. Daarnaast kunt u, als u weet van wie het bericht oorspronkelijk afkomt, deze persoon vragen de e-mail nogmaals naar u toe te sturen. Op deze manier hoeft u niet de inbox van de afwezige collega in te zien.