RECHT VAN DE WERKPLEK - 19.12.2006

Nieuws over terugbetalen van studiekosten

Studiekosten

Als uw medewerker op uw kosten - en vaak ook tijdens werktijd - een studie volgt, doet u er als werkgever verstandig aan hier op voorhand nadere afspraken over te maken. Wettelijk is er immers niets geregeld over het terugbetalen van studiekosten. Wél heeft de Hoge Raad in 1983 bepaald aan welke voorwaarden een rechtsgeldige studieovereenkomst moet voldoen. Wij zetten deze voorwaarden nogmaals voor u op een rijtje.

Voorwaarden

1. Schriftelijk en duidelijk. De studiekostenregeling moet schriftelijk en helder geformuleerd worden, zodat de medewerker weet waar hij aan toe is als de arbeidsovereenkomst door de werkgever wordt beëindigd of als hij zelf ontslag neemt. Dit kan door in de arbeidsovereenkomst te verwijzen naar de binnen het bedrijf geldende studiekostenregeling. Tip. Verstrek een kopie van deze regeling aan de betrokken medewerker als u instemt met het betalen van studiekosten. Laat uw medewerker tekenen voor akkoord.

2. Glijdende schaal. De studiekostenregeling moet een zogenaamde ‘glijdende schaal’ bevatten waarbij de daarin genoemde terugbetalingsverplichting vermindert naar evenredigheid van het voortduren van het dienstverband. In de praktijk komen twee soorten terugbetalingsverplichtingen voor. Procentueel of pro rata, afnemend naarmate de lengte van het dienstverband voortduurt.

Nieuws onder de zon

Onlangs beoordeelde het Hof Den Haag (zaaknr. 05/138) een variant op de ‘glijdende schaal’. Deze variant bestond uit een regeling waarbij de datum van declaratie beslissend is voor het moment waarop de terugbetalingsverplichting vervalt. De verplichting tot terugbetalen verviel daarbij steeds drie jaar nadat de declaratie was ingediend door de medewerker. Bij een beëindiging binnen deze drie jaar moest de medewerker het volledige bedrag van die declaratie terugbetalen. Het was dus zaak voor de medewerker om tijdig zijn studiekosten te declareren. Het is duidelijk dat bij deze regeling de terugbetalingsverplichting schoksgewijs afloopt.

Toen de werknemer, een aankomend belastingconsulent, na twee jaar ontslag nam waren er vijf declaraties betaald, waaronder een overname van de studieschuld. De werkgever voorderde een groot deel van de studiekosten terug.

Niet doen! Het Hof oordeelde dat hier géén sprake was van een glijdende schaal. Het systeem dat deze werkgever toepaste - verval van de terugbetalingsverplichting ná drie jaar - was dus niet toegestaan.

Overigens mocht deze werkgever de studiekosten tóch terugvorderen. Voor het Hof was daarbij van doorslaggevend belang dat het dienstverband op verzoek van de medewerker was beëindigd, een gedeelte van de studieschuld was kwijtgescholden en de medewerker nog volop bezig was met zijn studie. Hierdoor had de werkgever onvoldoende voordeel gehad van de door de medewerker genoten opleiding. Bovendien bestond een fors gedeelte uit een overgenomen studieschuld van een voormalig werkgever.

Tip. Ga zorgvuldig te werk bij het betalen van studiekosten. Als de opleiding van uw medewerker lang duurt en in stappen wordt betaald moet u een glijdende schaal toepassen.