KAS - KASCONTROLE - 17.03.2009

Dat kunt u op uw vingers natellen …

Kasadministratie is méér dan alleen kasboek. Stel, u houdt al keurig een kasboek bij en bewaart alle kasbescheiden van bonnetjes tot aan stortingsbewijzen. U levert dat periodiek aan bij uw boekhouder, die er dan uw administratie up-to-date mee houdt en daaruit onder andere de btw-aangifte kan samenstellen. Daar betaalt u immers ook voor, niks spannends dus. Of speelt er tóch nog iets wat u moet weten?

Er bestaan twee kassaldi. Door het bijhouden van uw kasboek ontstaat er een administratief of boekhoudkundig kassaldo en een werkelijk kassaldo, namelijk het geld waarover u daadwerkelijk (zakelijk) beschikt. Theoretisch gezien zouden beide saldi altijd gelijk moeten zijn, maar in de praktijk blijkt dat niet zo te zijn. Waarom is dat zo?

Waarom er afwijkingen zijn. Als uw omzet wordt bepaald door het overnemen van de (kassa)omzet van de Z-afslag, is het mogelijk dat het werkelijk ontvangen bedrag daarvan afwijkt. Denk bijvoorbeeld aan verkeerd wisselgeld teruggeven. Ook als uw klant een bedrag betaalt en fooi geeft, wijkt dat bedrag af van wat er is betaald en wat er betaald had moeten worden. Let op. U kunt ook per ongeluk vergeten zijn om een betaalde factuur te boeken in uw kasboek, wisselgeld dat u bij de bank hebt gehaald vergeten zijn te boeken in uw kasboek, etc.

Wat te doen? Pas ten minste eenmaal per maand kascontrole toe. Kascontrole is het boekhoudkundige kassaldo vergelijken met het werkelijke kassaldo. Indien het boekhoudkundige kassaldo afwijkt van het werkelijke kassaldo, dient u het boekhoudkundige kassaldo aan te passen aan het werkelijke kassaldo. De verschillen die u constateert, boekt u in uw kasboek als kasverschil. Tip. Zit er minder in uw kassa, dan boekt u het verschil als uitgave. Zit er meer geld in uw kassa, dan boekt u het verschil als opbrengst.

Belangrijk? Als u geen kascontrole toepast, is het gevolg dat u later geconfronteerd wordt met grote verschillen. Bij een belastingcontrole kan een positief verschil worden aangemerkt als omzet (btw- en inkomstenbelasting nabetalen!) en een negatief saldo als een privé-uitgave (daling eigen vermogen).