Check de tijd en de kosten van uw project
Voor het opvolgen van projecten en het toewijzen van taken zijn er verschillende webtools voorhanden. Wij testten voor u twee tools met enkele originele functies: Clocking IT en TimeXchange.
Clocking IT: kijken naar de klok
Clocking IT (http://www.clockingit.com) stelt u een persoonlijke webruimte ter beschikking waarin u samen met uw team projecten kunt opvolgen. Nadat u zich gratis geregistreerd heeft, kunt u meteen een nieuw project creëren (via de menubalk Projects;New Project). Vervolgens klikt u op New Task om specifieke taken in te geven. Die kunt u via Target linken aan een project en toewijzen aan bv. een collega (zie verder). Binnen zo’n taak kunt u ook bepaalde ‘milestones’ (dat zijn tussentijdse doelstellingen) - inclusief deadlines - instellen. Verder kunt u hier ook de prioriteit, de geschatte tijd die men hieraan zal spenderen (dat kan gemakkelijk via bv. ‘2w 3d 1h’) en de ‘due date’ aangeven. Tip. Die ‘due date’ kan ingesteld worden via de kalender, maar voor terugkerende taken kunt u bv. ook ‘every 14 days’, ‘every last Friday’ of ‘every 3rd Monday’ intikken.
Taken toewijzen. Om een taak toe te wijzen aan andere personen, moet u die eerst toevoegen via het Users-menu (New User). U moet voor iedere persoon een naam, gebruikersnaam en wachtwoord creëren. Elke betrokkene wordt via e-mail verwittigd van zijn nieuwe taken. Via het Browse-menu krijgt hij een overzicht van de openstaande taken en ‘milestones’. Daar kan hij - wanneer hij start aan een specifieke opdracht - klikken op het klokje ernaast. Vanaf dan houdt Clocking IT de tijd bij. Via de andere icoontjes kan men de taak pauzeren (de klok stopt dan) of aangeven dat ze uitgevoerd is. Daarna kan men de status van de opdracht wijzigen in o.a. ‘closed’ of ‘won’t fix’.
Overzicht. Een overzicht kunt u op elk moment opvragen via Overview, maar er is ook een aparte Timeline-, een Schedule- en een Reports-rubriek. Daardoor is Clocking IT niet alleen een project- en takenplanner, maar ook een handige ‘time tracking tool’. Toch is het niet evident om wijs te worden uit al deze rapporten, schema’s en grafieken. U zal zich hierin dus eerst moeten verdiepen. Bovendien zal u sowieso wat tijd spenderen aan het ontdekken van alle mogelijkheden van deze webtool. Wanneer u vertrouwd bent met Clocking IT, zal u snel de voordelen van deze dienst erkennen. Wel hadden wij graag een wat mooiere en minder chaotische interface gezien.
TimeXchange: kijken naar de kosten
Tijd én kosten. Wilt u naast het bijhouden van de gespendeerde tijd aan een project ook zicht hebben op de kosten die daarmee gepaard gaan? Overweeg dan een webdienst zoals TimeXchange (http://www.timexchange.net). Na registratie kunt u hier een nieuw project opstarten. Daarbij geeft u aan of u alleen werkt en of u er anderen bij wilt betrekken. Daarna geeft u de ‘cost rate’, ‘bill rate’ en het geschatte aantal uren van u en uw teamleden op. Vervolgens moet u aangeven op welke manier u de tijdsregistratie later wilt ingeven (via een ‘time sheet’ of een ‘time card’ - u kunt dit achteraf nog wijzigen). De volgende stap bestaat uit het opdelen van het project in afzonderlijke taken. Tip. Op elke pagina vindt u rechts een klokje terug, hiermee kunt u makkelijk de tijd bijhouden voor het uitvoeren van een bepaalde taak.
Overzicht. Via de tabs Projects;Times;Expenses en Reports kunt u alle nodige gegevens ingeven en overzichten opvragen. Aan u om te ontdekken wat de diverse mogelijkheden zijn. De interface van TimeXchange is mooi gestructureerd, dus u zal niet meteen ‘verdwalen’. U kunt de dienst 15 dagen gratis testen. Daarna betaalt u $ 39,95 per jaar.
Maak uw profiel aan om dit advies en vele andere adviezen te kunnen ontdekken.