PERSONEEL - BELASTINGCONTROLE - 27.03.2012

Mamma Mia! Een half ID-bewijs is géén ID-bewijs

Blijft belangrijk. Wat moet u nu precies kopiëren? In een recente uitspraak kwam de ID-plicht weer eens aan de orde. Reden voor ons om de regels nog eens op een rijtje te zetten.

Wat kopiëren?

Geen rijbewijs! Bij elke werknemer moet u een kopie maken van zijn ID-bewijs. Bij een paspoort gaat het daarbij om alle bladzijden met informatie (dus geen lege pagina’s). En bij een ID-bewijs gaat het om de voor- en achterzijde. Het gaat daarbij om een document dat geldig is bij indiensttreding van de werknemer.

Verloopt nadien? Stel, het paspoort of het ID-bewijs verloopt nadat de werknemer in dienst is gekomen. Bijvoorbeeld: uw werknemer treedt in dienst op 1 april 2012 en in juni 2012 verloopt zijn paspoort. U hoeft dan géén nieuwe kopie te maken. Let op. Kiest u daar wel voor, dan mag dat natuurlijk wél. Houd er dan echter wel rekening mee dat ook de oude kopie (geldig bij indiensttreding) in de loonadministratie bewaard blijft.

Don Giudice aan het woord ...

De rechter. In recente rechtspraak (LJN: BV8231) kwam een zaak voor waarbij bleek dat van werknemers van een Italiaans restaurant alleen de voorkant van het ID-bewijs was gekopieerd. Dit bleek reden genoeg voor de rechter om te beslissen dat de werknemers niet goed geïdentificeerd waren. De werkgever moest het anoniementarief toepassen (dus 52% belasting, geen kortingen en geen maxima voor de premies!) Daarnaast was de werkgever een boete verschuldigd. Nota bene: de belasting is in principe door de werknemer te betalen en die kan deze later via zijn inkomstenbelasting weer terugvragen. Vaak zal een werkgever deze belasting echter moeten voorschieten. Het blijft dus een duur geintje om er niet bovenop te zitten!

Verdorie, te weinig gekopieerd?

Zelf geconstateerd? Stel, u blijkt bij een controle geen complete ko­­pie van het ID-bewijs/paspoort te hebben van één of enkele werknemers. Wat dan? Zorg dan dat u bewaart wat u al had en dat u zo snel mogelijk (aantoonbaar, bijv. via een kopie van uw aangetekende brief aan uw werknemer) een correcte kopie bemachtigt en dat u deze bij uw adminis­­tratie bewaart. Zo kunt u in ieder geval aan de Belastingdienst laten zien dat u uw best heeft gedaan en daarmee een boete voorkomen.

Pak een lakse werknemer aan. U bent verplicht, als een werknemer geen ID-bewijs of paspoort overlegt, meteen het anoniementarief toe te passen van 52%. Doe dat dan ook als uw werknemer niet met de papieren op de proppen komt. De werknemer zal hierdoor netto zo weinig over­­hou­­den dat hij snel met de gewenste papieren aan zal komen zetten!

Ook dít niet vergeten! Naast een kopie van het identiteitsbewijs moet in uw administratie ook een verklaring met gegevens loonheffingen aanwezig zijn. Let op. Ook bij het onbreken hiervan moet u het anoniementarief toepassen!

Tip. De manier waarop u de gegevens voor de loonheffingen verzamelt, mag u zelf bepalen. Om geen gegevens te vergeten, raden wij u aan hiervoor een vast model opgaafformulier te gebruiken.

U kunt het model: ‘Opgaaf gegevens voor de loonheffingen’ downloaden van: http://horeca.indicator.nl (HR 16.03.02).