LOONHEFFING - 30.11.2015

Aan de slag met de werkkostenregeling

Onder de werkkostenregeling mag u zelf kiezen of u iets als eindheffingsloon aanwijst. Het is dus zaak dat u uw administratie goed op orde heeft. Hoe zit dat?

Eindheffingsloon. Uitgangspunt van de werkkostenregeling is dat alles belast loon is bij uw werknemer, tenzij u het als eindheffingsloon aanwijst. Let op. Als er geen sprake is van loon, gelden de regels van de werkkostenregeling niet. Dat speelt bijv. bij ‘intermediaire’ kosten.

Gerichte vrijstellingen. U kunt dan vervolgens aangeven voor welke loonbestanddelen er een gerichte vrijstelling geldt. Bijv. zakelijke maaltijden, een mobiele telefoon mits dit naar uw redelijk oordeel noodzakelijk is voor het werk en zakelijke kilometers (max. € 0,19 per kilometer).

Vrije ruimte. Het eindheffingsloon dat na aanwijzing van de gerichte vrijstelling resteert, mag in de vrije ruimte van 1,2% van uw totale fiscale loonsom over 2015 worden ondergebracht. Stel, u heeft uw 10 werknemers een elektrische fiets gegeven. De kosten hiervan mag u onderbrengen in de vrije ruimte. Of u betaalt voor de zakelijke kilometers meer dan € 0,19 per kilometer. Het meerdere mag in de vrije ruimte.

Aanwijzen. U kunt in principe eenvoudig in uw loonadministratie aangeven welke posten u aanwijst. Leg een dossier aan met tabbladen waarin u de facturen van de verschillende kostengroepen en verstrekkingen bewaart. De fiscus heeft aangegeven dat u eindheffingsloon ook kunt aanwijzen in een personeelshandboek of de arbeidsovereenkomst.

Eindheffing van 80%. Over het eindheffingsloon dat daarna nog overblijft, betaalt u als werkgever een eindheffing van 80%.

Gebruikelijk? U mag alleen vergoedingen of verstrekkingen als eindheffingsloon aanwijzen als het onderbrengen in de werkkostenregeling hiervan gebruikelijk is. Zo wil men voorkomen dat hoge bonussen of een 13e maand in de vrije ruimte worden ondergebracht. De vergoeding of verstrekking die u aanwijst als eindheffingsloon mag niet meer dan 30% afwijken van hetgeen gebruikelijk is. Tip. Vergoedingen en verstrekkingen van maximaal € 2.400,- per werknemer per jaar worden als gebruikelijk aangemerkt en mogen dus in de vrije ruimte worden opgenomen.

Uit uw loonadministratie moet duidelijk blijken welke loonbestanddelen u onderbrengt in de werkkostenregeling. Dit geldt ook voor vrijgestelde loonbestanddelen.

Contactgegevens

Indicator BV | Schootense Dreef 31 | Postbus 794 | 5700 AT Helmond

Tel.: 0492 - 59 31 31 | Fax: 040 - 711 17 00

klantenservice@indicator.nl | www.indicator.nl

 

KvK-nummer: 17085336 | Btw-nummer: NL-803026468B01