ZAKELIJK - WEBDIENSTEN - 19.11.2015

Registreer uw uren netjes en efficiënt

Factureert u op basis van gepresteerde uren, dan moet u netjes bijhouden hoeveel uur u aan een project werkt en wat u dan precies gedaan heeft. Uw klant zal immers nakijken hoe u tot uw eindbedrag gekomen bent. U kunt het natuurlijk gewoon opschrijven of in een rekenblad verwerken, maar in tijden van clouddiensten kan dat efficiënter, bv. met Toggl ( http://www.toggl.com ).

Toggl

Op de website van Toggl kunt u een gratis account aanmaken. Die biedt u een onbeperkt aantal projecten en u kunt met vier andere teamleden samenwerken aan een project. De te betalen Pro-versie ($ 5 per maand) voegt daar ook sub-projects aan toe en een onbeperkt aantal teamleden. Toch heeft de gratis versie al veel te bieden.

U gaat van start door een activiteit in te geven, bv. Presentatie maken . Optioneel kunt een projectnaam ingeven en een klant kiezen.

Tip 1.  U kunt dus meerdere activiteiten aan een project toevoegen, ook in de gratis versie.

Tip 2.  Zodra een klant aangemaakt is, kunt u deze gemakkelijk kiezen uit het menu. U klikt daarna op Go , waarna de timer begint te lopen. U hoeft het browservenster niet open te houden: Toggl laat de timer zelfs lopen als u de browser (of uw computer) afsluit.

Let op!  Vergeet niet op Stop te klikken om de tijdregistratie stop te zetten.

Klikt u op een activiteit, dan kunt u handmatig de tijdsduur aanpassen. Klikt u op het tandwieltje rechts, selecteer dan ook Footer chart . U krijgt dan onderaan een grafiek te zien waarop u kunt nagaan aan welke projecten u het meeste tijd besteed heeft vandaag of deze week.

Via het tabblad Reports kunt u rapporten opvragen. Hier kunt u zien hoelang u precies aan een activiteit of project gewerkt heeft. Dat is handig, omdat u op de hoofdpagina alleen een opsomming van activiteiten en hun tijdsduur ziet. Werkt u dus op één dag vijf keer aan één activiteit, dan worden deze uurregistraties niet opgeteld. Wilt u ze wel opgeteld zien, dan moet u dus bij Reports zijn. Het volstaat om op het plus-tekentje naast de projectnaam te klikken. U kunt ook ordenen per klant of project. Klikt u op het printericoontje, dan wordt er een pdf-bestand gegenereerd met de grafiek en tijdsduur. Via Export kunt u ook exporteren naar een csv-bestand, bv. voor gebruik in een spreadsheet.

Let op! In de gratis versie van Toggl kunt u geen uurtarief instellen: u kunt Toggl dus alleen gebruiken voor tijdregistratie – de gegevens uit Toggl overnemen, het totaal berekenen en factureren moet u wel nog zelf doen.

Toggl: ook mobiel en op de desktop

Een webdienst als Toggl is gemakkelijk, maar steeds inloggen op de website om een activiteit te starten, is dat niet. U kunt een desktop-app ( https://support.toggl.com/toggl-on-my-desktop/ ) downloaden voor Windows, Mac OS X en Linux waarmee u snel een tijdregistratie kunt starten. Er zijn ook gratis mobiele apps voor iPhone en Android. De apps voor desktop en mobiel werken ook zonder actieve internetverbinding: ideaal als u onderweg bent. Bent u weer online, dan wordt de tijdregistratie automatisch gesynchroniseerd met de website. Tip.  U kunt zelfs rapporten en timesheets exporteren in de mobiele apps.