Opstellen en deponeren van de jaarrekening
Termijn. Het bestuur (directie) van de BV heeft de plicht om de jaarrekening van de BV op te maken. Met de jaarrekening wordt bedoeld: de balans en de winst- en verliesrekening met toelichting. De wet zegt dat de jaarrekening binnen een termijn van vijf maanden na afloop van het boekjaar door de directie moet zijn opgemaakt en voor de aandeelhouders ter inzage moet worden gelegd. Is het boekjaar van de BV gelijk aan het kalenderjaar, dan moet de jaarrekening dus uiterlijk op 31 mei door de directie zijn opgemaakt.
Verlenging. Deze termijn kan door de vergadering van aandeelhouders (AVA) met maximaal zes maanden worden verlengd; dan moet de jaarrekening dus uiterlijk op 30 november zijn opgemaakt.
Strenge regels. Het opmaken van de jaarrekening is aan strenge wettelijke regels gebonden. De jaarrekening moet immers een goed inzicht geven in de financiële positie van de BV. Nadat de jaarrekening is opgemaakt, wordt deze door een accountant onderzocht. Daarvan brengt hij verslag uit aan de directie. De AVA krijgt de jaarrekening samen met de accountantsverklaring.
Kleine ondernemingen. Voor kleine ondernemingen is het wettelijk niet verplicht om een accountant in te schakelen. Met een ‘kleine onderneming’ wordt (met ingang van 1 januari 2016) bedoeld: een BV (of NV) waarvan de waarde van de activa niet meer is dan € 6.000.000,-, waarvan de netto-omzet niet meer is dan € 12.000.000,- en die niet meer dan 50 werknemers in dienst heeft.
Publicatie BV-jaarrekening bij KvK
Publicatie. Nadat de jaarrekening is opgemaakt, wordt deze, na goedkeuring door de AVA, vastgesteld. Daarna moet de jaarrekening openbaar worden gemaakt door deponering bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Daarvoor geldt een termijn van acht dagen nadat de jaarrekening is vastgesteld. Wordt die termijn niet gehaald, dan is de directie verplicht om uiterlijk binnen twee maanden nadat de jaarrekening is opgemaakt, deze openbaar te maken.
13 maanden. Bij een maximale verlenging kan de uiterste termijn voor het publiceren van de jaarrekening dus uitlopen naar 13 maanden, namelijk: 5 + 6 + 2 maanden.
Aansprakelijk. Niet of niet-tijdige publicatie is een economisch delict (strafbaar feit). Als de BV onverhoopt failliet mocht gaan, kunnen de bestuurders persoonlijk aansprakelijk worden gesteld. De bewijsbal om aan te tonen dat het faillissement niet daardoor komt, ligt dan bij de directie. Slaagt die niet in dat bewijs, dan is iedere directeur privé aansprakelijk voor de tekorten.
Statutenwijziging?
Flex-BV. Vanwege de nieuwe wettelijke BV-regels per 1 oktober 2012 (flex-BV) schuilt er een addertje onder het gras. Er staat nu namelijk in de wet dat als alle bestuurders (directeuren) tevens alle aandelen van de BV in handen hebben, het opmaken dan tevens geldt als vaststelling van de jaarrekening, tenzij de statuten anders bepalen.
Check. Als de jaarrekening uiterlijk op 30 november is opgemaakt en vastgesteld, moet deze uiterlijk acht dagen later (8 december) worden gepubliceerd. Via de nieuwe wet gaan er dus twee maanden verloren. Kijk dus de statuten daarop na en wijzig deze zo nodig via de notaris van uw keuze.
Maak uw profiel aan om dit advies en vele andere adviezen te kunnen ontdekken.