LOONADMINISTRATIE - 15.05.2018

Digitaal bewaren loonadministratie?

Uitgangspunt. Uitgangspunt is dat u vrij bent om uw loonadministratie te bewaren op welke manier u maar wilt, mits die administratie maar makkelijk toegankelijk is voor controle. Dat kan dus op papier staan, maar mag ook digitaal zijn, als het maar georganiseerd en leesbaar is.

Wel fiscaal alert zijn op ...

Identificatiegegevens. Van alle werknemers moet u een kopie ID-bewijs in uw loonadministratie hebben. Deze mag digitaal bewaard worden, maar het is wel belangrijk dat de kopie geldig was op het moment van indiensttreding. Bovendien moet de kopie goed leesbaar zijn.

Tip. Scant u het ID-bewijs in, zorg dan wel dat de kwaliteit zodanig is dat de foto herkenbaar is (liefst in kleur) en dat alle nodige gegevens meegenomen zijn. Datzelfde geldt natuurlijk ook voor een papieren kopie als u daarvoor kiest.

Opgave gegevens loonheffingen. Verder is het verplicht dat de werknemer een (natte) handtekening zet op het formulier met minimaal zijn identificatiegegevens en de keuze of hij al dan niet loonheffingskorting wil toepassen.

Een voorbeeld ‘Personeelsformulier’ kunt u vinden op http://tipsenadvies-eenmanszaak.nl/download (TE 08.13.06).

Let op. Het geven van een digitaal akkoord is meestal onvoldoende. Wilt u dat toch, overleg dan vooraf met de Belastingdienst om gedoe achteraf te voorkomen. Denk er ook aan dat u van de AVG vanaf 25 mei 2018 de identificatiegegevens van de werknemer na afloop van vijf jaar na uitdiensttreding moet weggooien (zie ook T&A Belastingtips Eenmanszaak & Vof, jg. 08, nr. 13, p. 7, 09.05.2018).

Declaraties

Praktijk. Door het digitaal indienen, is het inleveren voor de werknemers een stuk makkelijker om hun kosten terug te halen. Ze kunnen immers een foto of scan maken van de bonnetjes en deze met een omschrijving van de soort kosten (denk aan een omschrijving zoals hotelkosten, taxi of studieboeken) bij u aanleveren. Vervolgens keurt u (of iemand anders) de bonnetjes goed, zorgt u dat de bonnetjes betaald worden en voor de loonheffing correct worden meegenomen. Vervolgens bewaart u de bonnetjes digitaal. Een papieren versie behoeft u dus niet te bewaren.

Let op. Attentiepunt hierbij is wel dat u moet bewijzen dat het echte bonnetjes betreffen. Dat betekent dat u met uw werknemers afspreekt dat zij op uw verzoek de originele bonnetjes kunnen laten zien.

Tip. Bij digitaal inleveren van een bonnetje wordt het, als u niet heel goed oplet, makkelijker om twee keer dezelfde bon in te leveren. Dit kunt u voorkomen door goed de datum op de bonnetjes te controleren. Ook is het handig om uw werknemers de naam en de inleverdatum met de hand op de bon te laten schrijven. Zo wordt toezicht makkelijker en voorkomt u dat meerdere werknemers de bon van hetzelfde zakelijke dinertje indienen.

Geen fiscaal gedonder? Wilt u van tevoren zeker weten dat de Belastingdienst akkoord gaat met de manier waarop u digitale gegevens bewaart? Dan heeft de fiscus iets voor u!

Een handleiding van de Belastingdienst over digitale administratie en de bewaarplicht kunt u vinden op http://tipsenadvies-eenmanszaak.nl/download (TE 08.13.06).