Regelen dat werkkleding na dienstverband terug moet

De kantonrechter (ECLI:NL:RBOVE:2022:1504) moest zich uitlaten over een conflict dat was ontstaan na het beëindigen van het dienstverband met een werknemer. Alles draaide om een jas en of duidelijk was dat de jas moest worden teruggeven.

Jas terug of een factuur ...

Tijdens de dienstbetrekking heeft de werknemer een jas met het logo en de naam van het bedrijf erop van de werkgever ontvangen. Nu het dienstverband is geëindigd, wil de werkgever de jas terug. Zo niet, dan dreigt de werkgever een factuur te sturen voor de waarde van de jas. Omdat de werknemer de jas niet teruggeeft, stuurt de werkgever inderdaad een factuur van € 84,25. Deze weigert de ex-werknemer te betalen en dat hoeft ook niet, zo besliste de kantonrechter. Waarom?

De rechter. De werkgever claimde dat de jas eigendom van de werkgever was en bedoeld was om te dragen tijdens de werkzaamheden van de werknemer. Kennelijk bedoelde de werkgever dat nu de werkzaamheden beëindigd waren, het niet meer dan logisch was dat de werknemer de jas teruggaf. Volgens de werknemer heeft hij de jas van de werkgever gekregen, omdat er niet was afgesproken dat de jas in bruikleen werd gegeven. De rechter beschermt de werknemer in dit geval. Als de werkgever de jas terug wilde na het einde van het dienstverband, dan is het aan hem daarover een heldere (schriftelijke) afspraak te maken.

Lesje geleerd. De rechter geeft een belangrijke les, namelijk dat als u wilt dat werknemers bij het einde van het dienstverband bedrijfseigendommen aan u teruggeven, dan moet dat klip-en-klaar worden overeengekomen in de cao, het arbeidsvoorwaardenreglement of de arbeidsovereenkomst. Volgens de rechter was het niet zo dat gebruikte werkkleding per definitie weer moet worden ingeleverd. Anders kan dat liggen voor door u ter beschikking gestelde (dure) thuiswerkplekinrichtingen of ICT-middelen. Als u de spullen niet terugneemt, dan is de (waarde) van bijv. de bureaustoel loon waarop loonheffingen moeten worden ingehouden. Dit loon kan, onder voorwaarden, ten laste komen van de vrije ruimte. Als uw werknemer echter de bureaustoel aan u teruggeeft of de restwaarde vergoedt, dan wordt er geen loon genoten en hoeft er niets te worden verloond. Tip.  Schrijf duidelijk op welke bedrijfseigendommen de werknemer moet teruggeven bij het einde van het dienstverband. Schrijf ook duidelijk op wat er gebeurt als u besluit de spullen niet terug te nemen. Moet de werknemer dan de restwaarde vergoeden of wordt er loon genoten?

Nihilwaardering

Voor werkkleding geldt binnen de fiscale wet onder voorwaarden een zogenaamde ‘nihilwaardering’. Dat betekent dat als u werkkleding ter beschikking stelt aan uw werknemer en deze wordt geheel of gedeeltelijk op de werkplek gedragen, de waarde op nihil wordt gewaardeerd. Kleding daarentegen die u vergoedt (werknemer is eigenaar) of verstrekt (werknemer wordt eigenaar), is loon van de werknemer. Dat loon kan ten laste worden gebracht van de vrije ruimte (werkkostenregeling).

Wat is werkkleding? Van werkkleding is sprake als de kleding bijna alleen geschikt is om tijdens het werk te dragen, zoals een laboratoriumjas, of als kleding voorzien is van duidelijk zichtbare logo’s. Als de kleding achterblijft op het werk of een uniform of een overall is, dan is er ook sprake van werkkleding en ook als de Arbeidsomstandighedenwet voorschrijft dat bijv. veiligheidsschoenen moeten worden gedragen.