KOSTENVERGOEDINGEN - 20.02.2023

Reizen en thuiswerken: wat zijn nu de fiscale mogelijkheden?

Vaste reiskosten tot 1 januari 2022

Tot 1 januari 2022 kon een werkgever aan een medewerker een vaste reiskostenvergoeding betalen. Deze vaste reiskostenvergoeding ging uit van maximaal 214 werkdagen per jaar. Als de medewerker op ten minste 128 dagen naar kantoor reisde, mocht de werkgever een vaste vergoeding toekennen van 214 werkdagen x reisafstand enkele reis x 2 x € 0,19 (per 1 januari 2023 € 0,21 per kilometer). Het betalen van de vaste reiskostenvergoeding, die was gebaseerd op een reispatroon waarop de werknemer vijf dagen per week naar de werkplek reisde, terwijl hij dat in feite maar 60% van de tijd daadwerkelijk deed, was ingegeven door de wens van de regering om het thuiswerken te stimuleren.

Vaste reiskosten vanaf 1 januari 2022

Volgens de wetgever is door de introductie per 1 januari 2022 van een gerichte vrijgestelde thuiswerkvergoeding van € 2 netto per dag (per 1 januari 2023 € 2,15 per thuiswerkdag) geen behoefte meer aan een extra fiscale stimuleringsregel om het thuiswerken te bevorderen. Dat betekent dat u voor de dagen waarop de medewerker naar kantoor reist, de reiskosten belastingvrij mag vergoeden. Voor de dagen waarop de medewerker thuiswerkt, mag u een belastingvrije thuiswerkvergoeding betalen. Op gesplitste werkdagen, waarbij de medewerker zowel thuis als op kantoor werkt, moet u een keuze maken om ofwel de reiskosten belastingvrij te vergoeden, ofwel de gericht vrijgestelde thuiswerkvergoeding te betalen. Let op. U mag over een werkdag niet zowel een vrijgestelde reiskostenvergoeding als een vrijgestelde thuiswerkvergoeding betalen. In de regel betaalt u op gesplitste werkdagen een vrijgestelde reiskostenvergoeding.

Wat is de basis? De basis voor een vaste, maandelijkse, gecombineerde reis- en thuiswerkvergoeding is de vaste afspraak van u met de medewerker dat hij een aantal dagen op kantoor werkt en thuiswerkt. Deze afspraken moeten schriftelijk worden vastgelegd. Als uw medewerker incidenteel op een structurele thuiswerkdag niet thuiswerkt, vanwege een cursus, een vrije dag of een klantbezoek, hoeft u de vaste vergoeding niet aan te passen. Dat is wel zo als het werkpatroon structureel wijzigt. De vaste vergoeding stopt bij een langdurige uitval van de werknemer, bijv. door arbeidsongeschiktheid. U mag de vaste vergoeding blijven betalen gedurende de maand waarin de werknemer uitvalt en de maand daaropvolgend. U mag de vaste vergoeding hervatten in de maand volgend op die van terugkeer van de werknemer.

Schriftelijk! Als u met de medewerker geen schriftelijke afspraak over het aantal reis- en thuiswerkdagen maakt, dan moet de medewerker een declaratie indienen voor de reis- en thuiswerkkosten. In dat geval kunnen de werkelijke zakelijke kilometers (waaronder het woon-werkverkeer) worden vergoed tegen € 0,21 per kilometer. Per thuiswerkdag kan een maximale vrijgestelde thuiswerkvergoeding van € 2,15 per thuiswerkdag worden betaald. Let op. Nadeel daarvan is dat u de declaratie moet controleren, dat leidt tot meer administratieve lasten. Bovendien ontvangt de werknemer geen vergoeding in periodes van (kortdurende) afwezigheid door ziekte of vakantie.

128/214-dagenregel. Als u overgaat tot een vaste, maandelijkse, gecombineerde reis- en thuiswerkvergoeding, dan geldt zowel voor de structurele reisdagen als voor de structurele thuiswerkdagen de 128/214-dagenregel. U moet deze herrekenen als de werknemer bij een voltijds dienstverband in de regel vier dagen, drie dagen, twee dagen respectievelijk één dag per week naar kantoor reist. Dat geldt voor de reiskosten-, maar ook voor de thuiswerkvergoeding.