Als het weer tijd is voor de functioneringsgesprekken …
Functioneringsgesprek
Een functioneringsgesprek is een gesprek met als doel om het functioneren van de werknemer te verbeteren of te optimaliseren. Het is een tweerichtingsgesprek dat vaak rond juni wordt ingepland. Dit in tegenstelling tot het beoordelingsgesprek dat eenrichtingsverkeer is en in het begin van het jaar wordt gepland. Hoe pakt u een functioneringsgesprek zo goed mogelijk aan?
De voorbereiding. Neem de functieomschrijving nog eens goed door. Wat zijn de verantwoordelijkheden, de taken en de resultaatgebieden van de werknemer? Vraag u uzelf af wat de resultaten van de werknemer afgelopen tijd zijn geweest. Overleg eventueel met andere leidinggevenden. Tip. Check eventueel het personeelsdossier als u over bepaalde zaken niet meer zeker bent. Denk aan persoonlijke omstandigheden, de privésituatie, datum indiensttreding, enz.
Reserveer ruimte. Reserveer voldoende ruimte in uw agenda; bij een functioneringsgesprek wordt de werknemer heel serieus genomen. Reserveer ook een ruimte waar u rustig een gesprek kunt voeren en zorg dat u niet lastig wordt gevallen.
Het gesprek. “Wat vind je zelf?”. Vooral als er veel negatieve of positieve kritiek wordt verwacht, kan de spanning aardig oplopen. Neem zo veel mogelijk spanning in het begin weg door wat te drinken aan te bieden en over een alledaagse gebeurtenis te beginnen. Vervolgens legt u uit waar dit functioneringsgesprek voor bedoeld is: verbeterpunten en actieplan voor het komende half jaar (als na zes maanden het beoordelingsgesprek volgt). Tip. Geef dan de werknemer de gelegenheid om zelf te vertellen hoe het gegaan is. Laat ongestoord de mening geven. Let op. Daarbij komen soms gevoeligheden en de werkomstandigheden aan de orde. Sta ook zelf open voor kritiek en neem deze serieus.
“Dit vind ik”. Als leidinggevende zult u moeten vertellen hoe u vindt dat de werknemer gefunctioneerd heeft. Laat u daarbij niet leiden door ‘van horen zeggen’. Let op. Ook een uitstekend functionerende werknemer heeft hier recht op. Gebruik de hiernavolgende tips.
- Vertel wat er verkeerd is gegaan en niet hoe de werknemer is.
- Noem paard en wagen en voorkom termen als ‘altijd’ en ‘overal’.
- Zeg: “Ik zou graag zien dat …” of “Ik wil dat …”. Een jij-boodschap is te aanvallend.
- Vertel wat de gevolgen van de achterblijvende resultaten van de werknemer zijn.
- Laat de werknemer reageren en sta open voor zijn commentaar. Misschien wordt u nog verrast door de feiten en argumenten die u te horen krijgt.
- Vertel wat er anders moet.
- Vat samen wat er besproken en afgesproken is.
Op https://www.tipsenadvies.nl , Download Zone, jaargang 30, nr. 4 vindt u de Zeven regels van feedback geven.
Maak het officieel
Vat het gesprek samen, inclusief de actiepunten, en vraag de werknemer of deze het ermee eens is. Tip. Het is handig als u een standaardformulier gebruikt, anders moet u achteraf de samenvatting op papier zetten. Laat de werknemer tekenen en stop een kopie in het dossier.
Maak uw profiel aan om dit advies en vele andere adviezen te kunnen ontdekken.