ADMINISTRATIE - 14.11.2007

In horeca kladjes weggooien?

Eigen belang. Boekhouden doet u in de eerste plaats voor uzelf. Door een adequate boekhouding weet u exact hoe uw horecazaak ervoor staat. Een administratie die op orde is, zorgt ook voor minder kopzorgen bij een belastingcontrole. Maar wat valt er eigenlijk onder ‘administratie’?

Horeca. Het spreekt voor zich dat juist in de horeca aan een goede omzetregistratie (en dus van uw kassa-ontvangsten) door de Belastingdienst veel waarde wordt gehecht. Kassa-uitdraaien en bestelbriefjes moeten bij voorkeur bewaard worden. ‘Bij voorkeur’? Ja, want hoewel er in de rechtspraak uitspraken te vinden zijn waar het niet-bewaren van bijv. bestelbonnen niet tot omkering van de bewijslast leidde, doet u er goed aan veel aandacht te besteden aan een juiste verwerking.

Let op. Besteed ook aandacht aan de uitgavenkant. Noteer kasuitgaven dagelijks in uw kasboek. Tip. Spaar ze niet op om ze bijv. eens per week in te boeken. Voorkom zo namelijk dat daardoor boekhoudkundig een ‘negatief’ kas(saldo) kan ontstaan.

Wat zegt de wetgever? De wetgever doet er nog een forse schep bovenop en verplicht u alle administratieve stukken te bewaren die van belang kunnen zijn voor de belastingheffing. Niet alleen uw ‘gewone boekhouding’, maar ook aktes, correspondentie, e-mails, zakelijke agenda’s, offertes, etc. Let op. Ook de inhoud van geautomatiseerde gegevensdragers zoals harde schijven, USB-sticks, diskettes, microfiches, microfilms valt onder de bewaarplicht, maar bijv. ook een privéagenda waarin zakelijke afspraken of bijvoorbeeld werkroosters staan.

Oeps, kwijt … Tja, het spreekt voor zich dat een gemis van zo’n privé-agenda u niet erg wordt aangerekend, mits uw afspraken, etc. voldoende blijken uit andere aantekeningen.

Voorraad papier puilt uit? U kunt de Belastingdienst vragen om sommige stukken te mogen vernietigen. Doe dat nooit zonder overleg. Tip. Digitaliseren is een mogelijkheid. Als u maar zorgt dat de elektronisch opgeslagen gegevens efficiënt gecontroleerd kunnen worden.

Let op. Oudere (kassa)bonnen zijn wellicht ooit geprint op thermisch papier. Die zijn echter na een paar jaar nog nauwelijks leesbaar. Maak daarvan dus tijdig een kopie, zeker als het om belangrijke zaken gaat.