FISCOTIP - 28.09.2011

Creatief boekhouden met werkkostenregeling

Opzet werkkostenregeling

Als de aan uw werknemers betaalde kostenvergoedingen, samen met andere vergoedingen en verstrekkingen, niet meer bedragen dan 1,4% van de loonsom per jaar, zijn deze onbelast. Over het meerdere betaalt u 80% eindheffing. Dat lijkt een absurd hoog tarief maar schijn bedriegt, want wie goed rekent, ontdekt dat het tarief soms zelfs minder is dan normaal.

Waarvoor? Zoals gezegd, mag u bij de werkkostenregeling 1,4% van de loonsom gebruiken voor belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen. Denk aan een fiets voor het woon-werkverkeer en het kerstpakket. Let op. Een aantal vergoedingen en verstrekkingen is uitgezonderd en komt niet ten laste van de vrije ruimte van 1,4%. Dat zijn de intermediaire kosten, de vrijstellingen en de nihilwaarderingen.

Vrije ruimte. Alle overige vergoedingen en verstrekkingen kunt u alleen belastingvrij verstrekken, voor zover u binnen de vrije ruimte van 1,4% blijft. Komt u hier overheen, dan betaalt u over het meerdere 80% eindheffing. U betaalt hierover geen premies werknemersverzekeringen en ook geen premie Zorgverzekeringswet. Een eindheffing van 80% lijkt veel, maar kan minder zijn dan het normale tarief. Lees maar eens verder!

Voorbeeld

U betaalt een werknemer de werkelijke kostprijs van € 0,69 per kilometer (km) voor het gebruik van zijn privéauto voor zakelijke ritten. De werknemer rijdt 10.000 zakelijke km per jaar. Van de € 0,69 is € 0,19 onbelast. De overige € 0,50 per km valt in de vrije ruimte van 1,4%. Is deze al volledig gebruikt, dan betaalt u 80% eindheffing. In dit geval gaat het om 10.000 x € 0,50 = € 5.000,-. Hierover betaalt u 80% eindheffing, oftewel: € 4.000,-. Het kost u dus € 9.000,- om de werknemer netto € 5.000,- uit te keren. Als de werknemer in het 42%-tarief valt, betaalt hij over € 9.000,- salaris normaal gesproken € 3.780,- belasting en houdt hij € 5.220,- over. In het 52%-tarief betaalt hij € 4.680,- belasting en houdt hij € 4.320,- over, oftewel: € 680,- minder dan via de eindheffing.

Besparen in de praktijk

Voor de hogere inkomens (52%-tarief) pakt de eindheffing van 80% beter uit dan het normaal te betalen tarief. Bij het 42%- en 41,95%-tarief is dit meestal ook het geval, als de SV-premies worden meegeteld. Hier staan echter hogere uitkeringsrechten tegenover, behalve bij de Zvw-premie.

Tip. Als u het voordeel tussen u en uw werknemer verdeelt, kunt u dus op de loonkosten besparen als u uw beter betaalde werknemers een vergoeding geeft in plaats van een loonsverhoging of bijvoorbeeld een gratificatie. Dit kan ook voor de directeur-grootaandeelhouder, maar voor hem is het vaak gunstiger om dividend op te nemen.

Gebruikelijkheidstoets. Houd er wel rekening mee dat de vergoedingen en verstrekkingen niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. U kunt in het voorbeeld dus niet een kilometervergoeding verstrekken van € 2,19 en vervolgens 10.000 x € 2,- = € 20.000,- onder de eindheffing brengen.

Tip. Toch zijn er genoeg mogelijkheden om via de eindheffing legaal te besparen op uw loonkosten, mits u het maar niet te bont maakt. Denk aan het met forse korting verstrekken van producten uit uw eigen bedrijf of een nieuwe computer of fiets.