Help, voorschotten niet meegenomen in de loonadministratie!

Wanneer is een voorschot ‘loon’?

Voorschotten vormen ‘loon’ op het moment dat deze betaald worden. In die periode moeten ze dan ook worden meegenomen in de loonadministratie. Bij een maandaangifte betekent dit bijvoorbeeld dat het voorschot dat is uitbetaald in de maand maart in de aangifte over maart (die in april opgesteld wordt), moet worden meegenomen.

Tip. Vaak is het bij voorschotten zo dat deze worden verrekend met het eerstvolgende salaris in dezelfde maand. In dat geval hoeft het voorschot niet apart in de loonaangifte te worden vermeld.

Voorbeeld.U geeft uw werknemer een brutoloon van € 2.000,-. Stel dat dit leidt tot een nettoloon van € 1.300,-. U betaalt de werknemer begin augustus een nettovoorschot van € 400,-. Aan het eind van de maand betaalt u het resterende nettobedrag van € 900,- uit. Per saldo ontvangt de werknemer dus in augustus nog steeds het nettobedrag van € 1.300,- horende bij een bruttoloon van € 2.000,-.

Let op. Blijkt achteraf dat u vergeten bent het voorschot in augustus te verrekenen? Dan betekent dat dat u dus uw loonadministratie 2013 moet corrigeren ook al is het inmiddels 2014. De tarieven en heffingskortingen 2013 zijn op deze correctie van toepassing.

Hoe maakt u een correctie?

U maakt de correctie door een correctiebericht over de betreffende periode bij de Belastingdienst in te dienen. U gebruikt hiervoor een ‘los’ correctiebericht. Dat is een correctiebericht dat u los van de reguliere aangifte instuurt. Uw loonadministrateur zorgt hiervoor via het loonpakket.

Fout over 2014 in 2014 ontdekt?

Ontdekt u in de loop van 2014 een fout over dat jaar en wilt u in de loop van 2014 een correctiebericht over 2014 indienen? Dan gebruikt u het correctiebericht bij de aangifte.

Stel dat u in maart 2014 ziet dat u in januari iets verkeerd heeft gedaan. Dan voegt u bij de eerstvolgende aangifte (in april of mei 2014) een correctiebericht over januari. Let op. Het losse correctiebericht moet binnen acht weken nadat u de onjuistheid ontdekt, worden ingediend.

Correctiebericht? En wat moet u dan aangeven in het correctiebericht? Voor de inkomstenverhouding in de periode waarin u de fout heeft ontdekt, moet u zowel de verbeterde gegevens als de gegevens die al juist waren, opgeven. U kunt dus niet volstaan met alleen een verbetering van de fouten!

Wat bij nabetalen?

Blijkt aan het eind van het jaar dat u juist niet een voorschot heeft vergeten, maar dat u juist te weinig heeft uitbetaald en dat u moet nabetalen? Dan moet u deze betaling meenemen in de aangifte over de periode waarover u aangifte doet. U mag binnen het jaar de nabetaling ook toerekenen aan het tijdvak waarin u de nabetaling eigenlijk had moeten betalen.

Praktisch. In de praktijk is dat echter voor u niet zo praktisch, omdat u dan het loon moet corrigeren in meerdere periodes én een nieuwe loonberekening moet opstellen. Voordeel daarvan is wel dat u uw (loon)kosten heeft toegerekend aan de juiste periode. Let op. Gaat het om een bedrag dat u in 2013 had moeten uitbetalen? Dan heeft u geen keuze en moet u het bedrag meenemen in het tijdvak waarin u het alsnog heeft uitbetaald.