FLEXIBELE ARBEID - 21.01.2014

Veilig payrollen ... bestaat dat wel?

Payrollen onder druk?

Constructie? Veel werkgevers zijn huiverig om medewerkers in dienst te nemen. Denk alleen maar aan de nieuwe re-integratieverplichting voor ex-werknemers en aan de komende wetswijziging m.b.t. tijdelijke contracten. Voor veel werkgevers genoeg reden om hun werknemers onder te brengen in een ‘payrollconstructie’. Hoe werk dat?

Payroller als werkgever. Payrolling houdt in dat de werkgever zelf zijn medewerkers selecteert en aanstuurt, maar dat de medewerkers in dienst zijn bij een payrollonderneming die hen aan u als inlener beschikbaar stelt.

In de rechtspraak ... De afgelopen periode heeft de rechter beslist dat het niet voldoende is als de payrollonderneming alleen maar ‘op papier’ de werkgever is en niet meer doet dan de lonen administreren. Verschillende rechters vonden dat de werknemers tóch in dienst waren van de inlener. Waar moet een payroller dan aan voldoen om te zorgen dat u ‘veilig’ bent?

Hoe kunt u veilig payrollen?

Actieve rol als werkgever. Het komt erop neer dat de payrollonderneming uw werkgeverschap volledig over moet nemen met alles erop en eraan. Essentieel is daarbij dat een payrollonderneming een actieve rol aanneemt. Let daarbij op de hiernavolgende zaken.

• Zorg voor een arbeidsovereenkomst waaruit duidelijk blijkt dat ú de inlener bent en de payroller de werkgever.
• Uiteraard betaalt de payrollonderneming het salaris en verstrekt loonstroken en de jaaropgave, maar is ook de vraagbaak voor de werknemer, bijv. over de loonstrook, de pensioenregeling en het verlof.
• De payrollonderneming meldt uw personeel aan bij de pensioenverzekeraar (verplicht na 26 gewerkte weken).
• De payrollonderneming onderhoudt contacten met de Belastingdienst en het UWV én zorgt voor tijdige afdracht van loonheffingen en premies.
• De payrollonderneming vraagt subsidies en premiekorting aan. Tip. Vraag de payrollonderneming in zo’n geval om een korting op uw tarief.
• De payrollonderneming houdt de personeelsdossiers bij en bergt daarin o.a. de functionerings- en beoordelingsgesprekken (die ú houdt) op.
• De payrollonderneming neemt de loondoorbetalingsverplichting van twee jaar op zich bij ziekte én zorgt voor de verzuimbegeleiding bij ziekte (Wet verbetering poortwachter).
• De payrollonderneming zorgt voor opleidingen en cursussen van de medewerkers. Hiervoor kan een verplichte reservering gemaakt worden. Tip. Informeer hiernaar! Niet iedere payrollonderneming komt zelf met dit aanbod.

Waar verder op te letten?

Inlenersaansprakelijkheid. Als inlener bent u er verantwoordelijk voor dat de payrollonderneming aan haar verplichtingen voldoet en alle belastingen en premies voldoet. Let daarbij op:

• of de NEN-certificering en de registratie KvK inzake WAADI wetgeving in orde is;
• of de payrollonderneming een g-rekening heeft (of v.a. 01.07.2014 een depot bij de Belastingdienst);
• of de payrollonderneming aangesloten is bij een branchevereniging (ABU of NBBU), want die controleren dit allemaal én zij controleren of de cao goed wordt toegepast.