Dubbele huisvesting langer belastingvrij vergoeden

Op locatie of bij cliënt. Sommige werknemers werken regelmatig op locatie of bij uw cliënt. Daarbij is het mogelijk dat ze voor dubbele huisvestingskosten komen te staan. Voor een opdracht van enkele maanden of zelfs van een paar jaar gaan ze echt niet verhuizen, terwijl op-en-neer rijden ook niet altijd een optie is. Gelukkig mag u deze kosten belastingvrij vergoeden, in beginsel voor een periode van twee jaar. De rechter moest er onlangs aan te pas komen, 09.08.2013 ( GHDHA:2013:1562 ), om duidelijkheid te verschaffen.

Per dienstbetrekking of per project?

Bij de invoering van de vrijstelling voor huisvestingskosten dacht men met name aan situaties waarbij men niet direct voor een baan wil verhuizen. Bijvoorbeeld bij een tijdelijke baan en bij een proefperiode. Of de vrijstellingsperiode van twee jaar bedoeld was per dienstbetrekking of per opdracht, blijkt niet uit de wet.

Regelaar op locatie. In bovengenoemde zaak was uw collega ervan uitgegaan dat de periode per opdracht was. In deze zaak ging het om projectmanagers voor IT-gerelateerde projecten. De betreffende managers opereerden vanaf de locatie van de klant en ze waren hier gemiddeld negen maanden actief.

Als de afstand tussen de woning van de werknemer en de locatie van de klant te ver was, vergoedde de werkgever de hotelkosten of de huur- en energiekosten van een tijdelijke woning. De inspecteur was van mening dat dit maar gedurende twee jaar per dienstbetrekking onbelast mocht. Ook als er sprake was van verschillende projecten bij verschillende cliënten. De rechter moest uitsluitsel geven.

Oordeel rechter

De rechter was van mening dat de kosten van dubbele huisvesting per project of per opdracht voor maximaal twee jaar belastingvrij mogen worden vergoed en stelde uw collega dus in het gelijk. Bij werknemers die regelmatig op locatie werken, kan het volgens de rechter niet de bedoeling zijn dat u per werknemer zou moeten bijhouden hoelang u de kosten van dubbele huisvesting voorheen al heeft vergoed.

Mooi financieel instrument. Door de uitspraak zult u in meerdere gevallen dubbele huisvestingskosten belastingvrij kunnen vergoeden. Mooi om werknemers elders te laten werken of aan te nemen als ze verder weg wonen. Dat scheelt in ieder geval een hoop trammelant.

Overheid. De staatssecretaris heeft al aangegeven zich neer te leggen bij de uitspraak. Wel is hij van mening dat een periode van meer dan twee jaar niet geldt als er sprake is van twee opvolgende opdrachten op dezelfde plaats kort na elkaar, ténzij de opdrachten los van elkaar staan. De werkgever zal dit dan aannemelijk moeten maken.

Werkkostenregeling (WKR)

De uitspraak blijft ook van kracht bij toepassing van de WKR. Dan geldt dat u de kosten van tijdelijk verblijf onbelast kunt vergoeden als er zakelijke redenen zijn om (nog) niet bij het werk te gaan wonen. Zoals bij tijdelijke projecten. Dit betekent dat de periode van twee jaar niet meer telt.

Wel zult u, net als nu, hard moeten maken dat er geen privéredenen zijn voor de dubbele huisvesting.