Wat moet ik bewaren en waarom is dat belangrijk?

Bewaarplicht

Als ondernemer bent u verplicht een boekhouding te voeren. De boeken en bescheiden waaruit deze boekhouding bestaat, vallen onder de bewaarplicht. Dit betekent dat u deze voor een periode van zeven jaar moet bewaren. Concreet gaat het dan om de volgende zaken:

• het grootboek;
• de debiteuren- en crediteurenadministratie;
• de voorraadadministratie;
• de in- en verkoopadministratie;
• de loonadministratie.

Uitzondering

Langere termijn. De termijn van zeven jaar geldt niet voor gegevens met betrekking tot onroerende zaken. In verband met de herzieningstermijn voor de btw dienen deze gegevens maar liefst 10 jaar te worden bewaard!

Afspraken mogelijk. Voor alle overige gegevens kunt u met de fiscus afspraken maken over hoelang u deze bewaart. Kortere bewaartermijnen zijn dan mogelijk. Bovendien kunt u met de fiscus bespreken op welke wijze u deze gegevens bewaart. Zo hoeft u als winkelier kassarollen en kassabonnen niet te bewaren als deze gegevens ook digitaal beschikbaar zijn. Daarbij is het van belang dat de (digitale) administratie toegankelijk en binnen een redelijke termijn raadpleegbaar is voor een eventuele controle door de Belastingdienst.

Tip. Het is uiteraard van groot belang om deze digitale bestanden goed te beheren. Het regelmatig maken van back-ups is een absolute must. Hoe is dat in uw organisatie geregeld?

Conversie

Deze bewaarplicht van zeven jaar geldt ook voor computerbestanden. U moet er dus voor zorgen dat deze bestanden bij een controle beschikbaar zijn en kunnen worden gebruikt. Dit is niet altijd eenvoudig omdat de programma’s waarmee deze bestanden kunnen worden gebruikt, verouderen. U mag die overzetten naar nieuwere versies of een andere vorm. Belangrijk is wel dat u alle gegevens inhoudelijk juist overzet. De fiscus moet tijdens een controle binnen een redelijke termijn over uw gegevens kunnen beschikken.

Omkering

Bewijslast. Wat nu als u niet voldoet aan deze bewaarplicht? Dan kan de fiscus de zogenaamde ‘omkering van de bewijslast’ toepassen. Omdat ú niet heeft voldaan aan uw administratieve verplichtingen (bewaarplicht), hoeft de fiscus zijn gelijk niet aan te tonen. U moet zijn ongelijk bewijzen. Dit betekent dat de fiscus een inschatting zal maken van uw winst en u hiervoor een aanslag zal opleggen. Het is dan aan u om te bewijzen dat deze aanslag onjuist is. Zonder goede administratie is dat praktisch onmogelijk.

Wees kritisch. Overigens kan de fiscus niet vanwege iedere tekortkoming de bewijslast omkeren. Zo is er eerder beslist dat het ontbreken van debiteurenbonnen, blocnotevellen en klantenbonnen geen probleem is. Dergelijke gegevens vallen niet onder de bewaarplicht en het ontbreken hiervan leidt zodoende niet tot de omkering van de bewijslast. Tip. Wees kritisch als de Belastingdienst de bewijslast wil omkeren. Behoren de ontbrekende gegevens wel tot de bewaarplicht? Of kunt u deze wellicht digitaal wél produceren?